Dormy sparar tid och ökar kontrollen med digital fakturahantering

Från 30 000 manuella fakturor till ett automatiserat flöde – så fick Sveriges ledande golf-återförsäljare tillbaka tiden till det som verkligen skapar värde.

Dormy driver tolv varuhus från Malmö till Sundsvall och en snabbväxande e-handel. När verksamheten växte blev det tydligt att deras manuella fakturahantering inte höll måttet. 30 000 fakturor per år skulle registreras för hand, skickas ut för attest och följas upp – allt medan risken för fel, försvunna fakturor och missade betalningar hängde över ekonomiavdelningen. 

Ekonomiteamet på Dormy registrerade varje faktura direkt i affärssystemet Pyramid. Med varuhus över hela landet och allt fler kunder online växte fakturamängden stadigt. Den manuella hanteringen tog enorm tid, och varje felslag kunde leda till bokföringsfel eller försenade betalningar – med påminnelseavgifter och stressade leverantörsrelationer som följd.

Dormy behövde en lösning som kunde växa med dem.

2015 implementerade Dormy Conrab Optos lösning för inköpsfakturor. Resultatet blev så tydligt att de successivt utökade användningen till att omfatta omkostnadsfakturor och slutligen all leverantörsfakturahantering.

Idag sköter systemet det tunga lyftet. Fakturor läses in automatiskt, matchas mot inköpsorder och skickas till rätt personer för godkännande. När Dormy uppgraderade till version 6 år 2021 fick de dessutom ett ännu smidigare gränssnitt och nya funktioner som ytterligare förenklar arbetsflödet.

Bonusen: Systemet hanterar även avtalsuppföljning. Alla avtal sparas i ett sökbart arkiv, och när det är dags för omförhandling skickas automatiska påminnelser till ansvarig – inga fler avtal som glöms bort.

Trots en stark tillväxt och fler fakturor än någonsin kan Dormy idag hantera sitt fakturaflöde med färre medarbetare än tidigare. Tiden som tidigare gick åt till registrering läggs nu på uppföljning och kontroll.