Leverantörsaktivering
Godkänn nya leverantörer rätt. Första gången.
Betalar du (för) mycket för att hantera dina leverantörsfakturor?
Slipp manuella nyupplägg, osäkra kontroller och fel som stoppar fakturaflödet. Med Conrab Optos modul för leverantörsaktivering får du en styrd, anpassningsbar process som säkerställer att varje ny leverantör är korrekt godkänd innan den läggs upp i ert ERP.
Idag ser processen för att godkänna en ny leverantör ofta likadan ut: mejl fram och tillbaka, PDF-formulär som fylls i manuellt, uppgifter som registreras på flera ställen och oklart vem som egentligen har sagt ja.
Resultatet? Fel i leverantörsregistret, stopp i fakturaflödet och brandkårsutryckningar när ”någon måste betalas nu”.
Därför väljer företag Conrab Optos leverantörsaktivering
Er process – era regler
Ni bestämmer själva vilka fält som ska vara med och vilka som är obligatoriska. Olika leverantörstyper kan kräva olika information. Systemet anpassas efter er verksamhet, inte tvärtom.
Effekt: Rätt uppgifter samlas in varje gång, utan att manuella kontroller behövs i efterhand.
Smarta fält som öppnas när de behövs
Väljer användaren exempelvis Kontonummer som betalningssätt dyker relevanta underfält som IBAN och SWIFT upp automatiskt. Onödiga fält försvinner, bara det som faktiskt krävs visas.
Effekt: Enklare för den som fyller i, och rätt data på rätt plats, utan förvirring eller missförstånd.
Attest inbyggt i flödet
När informationen är ifylld skickas ärendet automatiskt ut på attest till rätt person. Inga mejltrådar. Inget som fastnar i någons inkorg utan att någon märker det.
Effekt: Kortare ledtider, tydlig ansvarsfördelning och full spårbarhet från start till godkännande.
Dokument kopplade direkt till leverantören
Har ni avtal, due diligence-underlag eller andra dokument kopplade till leverantören? Lägg till dem som bilagor direkt i aktiveringsärendet allt samlat, ingenting löst.
Effekt: Ingen information försvinner. Allt finns på rätt ställe när ni behöver det.
Sökbart arkiv över alla leverantörer
Varje fält ni samlar in är sökbart i arkivet. Hitta rätt leverantör, rätt uppgift eller rätt dokument på sekunder, oavsett hur många leverantörer ni hanterar.
Effekt: Slipp leta i register, mappar och mejl. Informationen är alltid tillgänglig för rätt person.
Stödmappar och fasta värden för enhetlig data
På fält som exempelvis kategori eller betalningsvillkor kan ni koppla en stödmapp som ni själva underhåller. Vill ni inte sköta det? Conrab Opto lägger in fasta värden utifrån era val.
Effekt: Samma information registreras på samma sätt – av alla, varje gång. Rent leverantörsregister från dag ett.
Vad säger våra kunder?
Företag som inför leverantörsaktiveringen lyfter ofta fram:
- Snabbare och säkrare godkännandeprocess för nya leverantörer
- Färre fel i leverantörsregistret som stoppar fakturor
- Tydligare ansvarsfördelning, alla vet vad som gäller och vem som beslutar
- Bättre underlag för compliance och uppföljning
Passar perfekt för er som vill:
- Strukturera och styra processen för att godkänna nya leverantörer
- Samla rätt information anpassad efter er verksamhet och era risknivåer
- Bygga in attest och kontroll direkt i flödet, utan manuella moment
- Ha ett rent leverantörsregister med sökbar och enhetlig data
- Slippa manuellt dubbelarbete när leverantören sedan läggs upp i ERP
Vill du se leverantörsaktiveringen live?
Kontakta oss – vi visar hur ni sätter upp en styrd godkännandeprocess som passar er verksamhet. Du får se hela flödet, ställa frågor och få konkret vägledning utifrån era behov.
Det tar 30 sekunder att boka – resten sparar ni varje gång en ny leverantör ska godkännas.
Vanliga frågor om leverantörsaktivering
Ja, helt och hållet. Ni väljer själva vilka fält som ska vara med och vilka som är obligatoriska. Olika leverantörstyper kan dessutom kräva olika information – systemet anpassas efter er verksamhet, inte tvärtom.
När en användare gör ett val i ett huvudfält, exempelvis väljer Kontonummer som betalningssätt, öppnas relevanta underfält som IBAN och SWIFT automatiskt. Fält som inte är aktuella visas inte alls. Det gör formuläret enklare att fylla i och säkerställer att rätt data hamnar på rätt plats.
När informationen är ifylld skickas ärendet automatiskt ut på attest till rätt person. Ni styr själva vem som ska attestera och i vilken ordning. Allt sker i systemet, inga mejltrådar, inget som fastnar i en inkorg utan att någon märker det.
Ja. Till varje aktiveringsärende kan ni lägga till bilagor, exempelvis leverantörsavtal, due diligence-underlag eller andra relevanta dokument. Allt finns samlat och lättillgängligt direkt på leverantörens post i arkivet.
Alla fält är sökbara. Det innebär att ni snabbt kan filtrera och hitta rätt leverantör, uppgift eller dokument utifrån valfri information oavsett om det gäller kategori, betalningsvillkor, godkännandedatum eller ett anpassat fält ni själva skapat.
Absolut. Modulen är en naturlig del av Conrab Optos plattform och fungerar sömlöst ihop med övriga moduler, till exempel leverantörsbedömning. Det ger ett sammanhållet flöde från aktivering till löpande bedömning utan onödig dubbelhantering.
Byggt för din verksamhet.
Anpassat efter dina processer.
Conrabs ärendehantering anpassas efter dina flöden – oavsett om du hanterar 5 eller 50 olika typer av ärenden.
- Sparar tid – koppla alla era system i samma partner
- Smidig hantering med elektronisk dokumenthantering
- Lokal support, global räckvidd
- Marknadens mest nöjda kunder
Vill du veta mer?
