PDF-faktura eller e-faktura?
Här är den tydliga skillnaden och vad den betyder för dig
Betalar du (för) mycket för att hantera dina leverantörsfakturor?
Att hantera leverantörsfakturor effektivt är en av de viktigaste delarna i ett stabilt ekonomiskt flöde. Men många företag fastnar fortfarande i manuella steg som äter tid, skapar fel och gör det svårt att få kontroll.
I dag finns två vanliga sätt att ta emot fakturor: PDF-faktura och e-faktura. De kan se lika ut på ytan men fungerar helt olika i praktiken.
Här får du en rak och lättförståelig guide som hjälper dig välja rätt format för ditt företag.
Det här får du med dig:
- Vad en PDF-faktura faktiskt är och varför den ofta innebär mer manuellt arbete
- Hur en e-faktura fungerar och varför den är standard i modern digital fakturahantering
- De viktigaste skillnaderna mellan PDF och e-faktura (automation, noggrannhet, compliance, Peppol, effektivitet)
- En tydlig rekommendation – Vilket format passar din verksamhet bäst?
PDF-faktura
En PDF-faktura är en digital kopia av en pappersfaktura. Den skickas vanligtvis som en bilaga via e-post.
Den stora nackdelen?
PDF-formatet innehåller ingen strukturerad data.
Det innebär att du behöver:
- OCR-tolkning (som inte alltid är korrekt)
- eller manuell registrering av belopp, leverantör, datum och kontering
PDF-fakturan är fortfarande vanlig i mindre verksamheter men den är långt ifrån optimal när volymerna ökar.
E-faktura
En e-faktura är en strukturerad elektronisk faktura (t.ex. PEPPOL BIS eller Svefaktura) som skickas direkt mellan affärssystem via ett säkert nätverk som Peppol.
Den innehåller all data i maskinläsbart format, inga bilder, inga PDF:er, inget manuellt arbete.
För att skicka e-faktura behövs en anslutning via en operatör (VAN / access point), men alla moderna ekonomisystem stödjer detta idag.
I praktiken väljer allt fler företag e-faktura eftersom den ger mer kontroll, mindre administration och snabbare processer.
PDF-faktura vs E-faktura – de viktigaste skillnaderna
PDF-faktura:
- Kräver manuell handpåläggning eller OCR.
- Risk för fel vid tolkning eller manuell inmatning.
- Risk för förseningar, fel och onödigt dubbelarbete.
E-faktura:
- Full automation, data landar direkt där den ska.
- 100 % strukturerad data – betydligt färre misstag.
- Når mottagaren direkt och kan behandlas automatiskt.
Så skapar du en PDF-faktura
- Skapa fakturan i ditt faktureringsprogram.
- Exportera den som PDF.
- Skicka via e-post.
Enkelt men manuellt.
Så skapar du en e-faktura
- Säkerställ att ditt affärssystem är kopplat till en e-fakturaoperatör
- Ställ in e-fakturering i systemet
- Skicka fakturan direkt in i mottagarens system.
- Kunden tar emot och behandlar fakturan automatiskt.
Smidigt, säkert och utan handpåläggning.
Vill du ta nästa steg?
Vill du se hur e-faktura kan effektivisera just era leverantörsflöden?
Hör av dig så visar vi hur du kan minska manuellt arbete, få bättre kontroll och skapa ett snabbare flöde från faktura till attest.
Vilket format passar ditt företag bäst?
Välj e-faktura.
E-faktura.
Välj E-faktura.
PDF kan fungera – åtminstone tills volymerna ökar.
Byggt för din verksamhet.
Anpassat efter dina processer.
Conrabs ärendehantering anpassas efter dina flöden – oavsett om du hanterar 5 eller 50 olika typer av ärenden.
- Sparar tid – koppla alla era system i samma partner
- Smidig hantering med elektronisk dokumenthantering
- Lokal support, global räckvidd
- Marknadens mest nöjda kunder
Vill du veta mer?
