Nya krav på e-fakturering i Frankrike

Den 1 september 2026 infördes nya regler för elektronisk fakturering i Frankrike. För många bolag väckte det en och samma fråga:

Hur säkerställer vi att vi följer de nya rapporteringskraven, utan att det landar som ännu en manuell uppgift på ekonomiavdelningens bord?

För våra kunder hade vi redan svaret klart, inbyggt i Conrab Opto.

De nya reglerna rör mottagning av leverantörsfakturor. Företag som berörs ska kunna ta emot e-fakturor via en godkänd operatör och återrapportera de ekonomiska transaktionerna till de franska myndigheterna.

Det som är lätt att missa är att kravet inte stannar vid att fakturan godkänns och betalas. Väljer man att inte betala en faktura till exempel för att den är felaktig eller redan krediterad, måste även det aktivt rapporteras. Att inte göra något är alltså inte ett neutralt val i det här regelverket; det är i sig ett brott mot rapporteringsplikten.

Det är den skillnaden som gör kravet svårare att efterleva i praktiken än det låter i teorin.

Att rapportera en betald faktura är ett naturligt steg i det dagliga flödet – fakturan godkänns, betalas, och rapporteringen följer i princip av sig själv genom de system man redan använder.

Att aktivt gå in och rapportera att en faktura inte ska betalas är ett annat slags moment. Det kräver att någon stannar upp, minns att det extra steget finns, och utför det separat från det vanliga arbetsflödet. Är det momentet inte inbyggt i vardagen är risken stor att det glöms bort, särskilt vid högre fakturavolymer.

Och för ekonomiavdelningar med hundratals fakturor i veckan är ”lätt att glömma” inte en teoretisk risk – det är en fråga om när, inte om, det händer.

Våra kunder hade redan en e-fakturaoperatör på plats för att uppfylla de franska kraven i stort. Operatören erbjuder visserligen en möjlighet att markera en faktura som avvisad men det görs i ett helt separat gränssnitt, på en annan webbplats än den kunden normalt jobbar i.

Vi valde att bygga in funktionen direkt i Conrab Opto istället. Användaren klickar på ”avvisa” i samma vy där fakturan redan granskas. Conrab Opto skickar därefter informationen vidare till kundens e-fakturaoperatör, som i sin tur ansvarar för rapporteringen till de franska myndigheterna.

För användaren märks ingen skillnad mot att hantera vilken annan faktura som helst. Ett klick, sen är det klart.

Föreställ dig en ekonomiassistent som hanterar hundratals fakturor i veckan. En av dem ska inte betalas. Om personen då måste komma ihåg att öppna en annan webbplats, logga in där och göra om samma bedömning en gång till, blir risken uppenbar – antingen glöms steget bort helt, eller så tar det onödigt lång tid och skapar en flaskhals i flödet.

Vi ersätter inte e-fakturaoperatören – de gör fortfarande sitt jobb mot de franska myndigheterna precis som tidigare. Det vi bygger är bron mellan det dagliga arbetsflödet i Conrab Opto och det systemet, så att användaren aldrig behöver hantera rapporteringen manuellt i ett separat gränssnitt.

Det här är inte bara relevant för bolag med verksamhet i Frankrike. Flera andra länder inför liknande krav på återrapportering av ekonomiska transaktioner, eller motsvarande krav när en faktura inte ska betalas i olika faser och med olika detaljer, men med samma grundprincip.

Principen bakom lösningen – att bygga bort onödiga systembyten när nya regelkrav införs – är därför relevant för fler av våra kunder, oavsett vilket land det gäller. Har ni verksamhet i flera länder är sannolikheten hög att ni möter samma typ av krav igen, bara i en annan form.

Funktionen är byggd som en del av plattformen, inte som en engångslösning för en enskild kund. Det gör att vi nu kan erbjuda samma funktionalitet till fler kunder med fakturahantering i Frankrike, utan att bygga om från grunden varje gång ett nytt bolag ställer samma krav.

Det är vår filosofi rakt igenom: när ett regelkrav förändras vill vi inte bara lösa det för en kund i taget. Vi vill bygga en lösning som håller när nästa kund, eller nästa land, ställer samma typ av krav.

De största riskerna i regelefterlevnad sitter sällan i de stora, uppenbara kraven – utan i de små, lätt bortglömda stegen som kräver att någon aktivt gör något extra. Genom att bygga in avvisningsfunktionen direkt i Conrab Opto har vi löst ett akut problem för våra kunder, och samtidigt skapat en lösning som kan skalas till fler kunder och fler länders regelverk.