Fraktdokument
Alla följesedlar och orderdokument. På rätt plats. Direkt.
Betalar du (för) mycket för att hantera dina leverantörsfakturor?
Automatiserat. Kategoriserat. Alltid sökbart.
Slipp manuell sortering av följesedlar, dokument som hamnar fel och tidskrävande letande när en kund ringer med en fråga.
Med Conrab Optos fraktdokumentmodul importeras, tolkas och arkiveras alla orderdokument automatiskt kategoriserade, sökbara och tillgängliga på sekunder.
Många organisationer hanterar följesedlar och orderdokument i en mix av pärmar, lokala mappar och lösa PDF-filer. Ingen har full överblick, det tar för lång tid att hitta rätt dokument vid kundförfrågningar och sambandet mellan order, följesedel och faktura är svårt att se.
Därför väljer företag Conrab Optos fraktdokumentmodul
Automatisk import via multiscanning och mailimport
Dokumenten skannas in i buntar via en multiscanner och skickas till en av fyra dedikerade mailadresser, en per dokumentkategori. Systemet tar hand om resten. Ingen manuell sortering, ingen risk att dokument hamnar i fel hög.
Effekt: Från scanner till arkiv utan ett enda manuellt steg.
Fyra tydliga dokumentkategorier
Dokumenten delas automatiskt in i frakt- och följesedlar, sågorder, returorder och hämtorder baserat på vilken mailadress de skickats till. Kategorin sätts direkt vid importen och alla dokument hamnar rätt från start.
Effekt: Strukturerat arkiv med tydlig kategorisering, utan att någon behöver sortera för hand.
Automatisk tolkning av order- och fraktnummer
Fraktsedels- och ordernummer tolkas ut automatiskt baserat på formateringslogik och läggs i informationsfliken på dokumentet. Samtliga ordernummer registreras och hela dokumentinnehållet masstolkas, vilket gör all text på dokumenten sökbar i arkivet.
Effekt: Hitta rätt dokument på sekunder oavsett om du söker på ordernummer, fraktnummer eller fritext.
Huvuddokument och bilagor hanteras automatiskt
Den första sidan i en inkommande bunt blir automatiskt huvuddokumentet. Resterande sidor läggs som bilagor direkt kopplade till samma post. Allt hör ihop, ingenting ligger löst.
Effekt: Komplett dokumentbild per order utan manuell sammansättning.
Fritextsökning i hela dokumentinnehållet
Tack vare masstolkning kan all text på samtliga dokument återsökas i arkivet via fritextsökning. Sök på valfritt ord eller värde direkt i dokumentinnehållet, inte bara i registrerade fält.
Effekt: Hitta precis vad du letar efter, även när du inte vet exakt vilket dokument det finns i.
Standardhantering med fullt stöd för kommentarer, bilagor och påminnelser
Hanteringen av dokument i arkivet följer Conrab Opto-standard. Det är möjligt att lägga till bilagor, registrera kommentarer, skicka meddelanden i konversation och sätta påminnelser, direkt på det enskilda dokumentet.
Effekt: All kommunikation och alla noteringar kopplade till rätt dokument, alltid tillgängliga.
Varför välja Conrab Opto?
Vi har över 30 års erfarenhet av att digitalisera affärsflöden för medelstora företag i privat sektor. Vår kundordermodul är:
- Enkel att komma igång med, personalen skannar eller mejlar, systemet sköter resten
- Flexibel och anpassningsbar efter era dokumenttyper och kategorier
- Skalbar och sömlöst ihop med övriga moduler i Conrab Opto
- Molnbaserad och GDPR-säkrad
Passar perfekt för er som vill:
- Automatisera import och kategorisering av följesedlar och orderdokument
- Slippa manuell sortering och felplacerade dokument
- Ha ett sökbart arkiv där all text på alla dokument kan återsökas
- Koppla ihop orderdokument med fakturering, reklamationer och kvalitetsuppföljning
- Svara snabbt och korrekt på kundförfrågningar och tvister
Vad säger våra kunder?
Företag som inför fraktdokumentmodulen lyfter ofta fram:
- Drastiskt minskad tid på att leta efter följesedlar och orderdokument
- Enklare och snabbare hantering av kundförfrågningar och avvikelser
- Trygghet i att alla dokument finns på rätt plats och alltid är tillgängliga
- Personalen behöver bara skanna eller mejla, systemet tar hand om resten
Vill du se fraktdokumentmodulen live?
Kontakta oss, vi visar hur ni sätter upp ett automatiserat dokumentflöde för era följesedlar och orderdokument. Du får se hela flödet, ställa frågor och få konkret vägledning utifrån era behov.
Det tar 30 sekunder att kontakta oss, resten sparar ni varje gång ett orderdokument ska hittas.
Vanliga frågor om fraktdokument
Dokumenten skannas in i buntar via en multiscanner och skickas till en dedikerad mailadress per dokumentkategori. Systemet hämtar dokumenten automatiskt, tolkar innehållet och arkiverar dem direkt med rätt kategori, utan manuell hantering.
Modulen hanterar fyra kategorier: frakt- och följesedlar, sågorder, returorder och hämtorder. Kategorin sätts automatiskt utifrån vilken mailadress dokumentet skickats till.
Den första sidan i bunten blir automatiskt huvuddokumentet. Resterande sidor läggs som bilagor kopplade till samma post i arkivet. Allt hör ihop utan att någon behöver sortera manuellt.
Alla dokument masstolkas vid import, vilket innebär att all text på samtliga dokument blir sökbar i arkivet via fritextsökning. Du kan söka på ordernummer, fraktnummer eller valfritt ord direkt i dokumentinnehållet.
Fraktsedels- och ordernummer tolkas ut automatiskt baserat på formateringslogik och registreras i informationsfliken på dokumentet. Samtliga ordernummer på ett dokument tolkas ut och läggs till, vilket gör det enkelt att söka och filtrera på dessa värden i arkivet.
Ja. Hanteringen följer Conrab Opto-standard och det är möjligt att lägga till bilagor, registrera kommentarer, skicka meddelanden i konversation och sätta påminnelser direkt på det enskilda dokumentet i arkivet.
Absolut. Modulen är en naturlig del av Conrab Optos plattform och fungerar sömlöst ihop med övriga moduler, exempelvis fakturareklamation och fakturahantering. Det ger ett sammanhållet flöde från orderdokument till fakturering och eventuell reklamation, utan onödig dubbelhantering.
Byggt för din verksamhet.
Anpassat efter dina processer.
Conrabs ärendehantering anpassas efter dina flöden – oavsett om du hanterar 5 eller 50 olika typer av ärenden.
- Sparar tid – koppla alla era system i samma partner
- Smidig hantering med elektronisk dokumenthantering
- Lokal support, global räckvidd
- Marknadens mest nöjda kunder
Vill du veta mer?
