Inköpskontroll – godkänn kostnader innan de uppstår!
Slut på ”vilda fakturor”. Varje inköp attesteras, får ett inköpsnummer och matchas automatiskt mot fakturan när den kommer.
3 vanliga misstag i avtalshantering
Slipp inköp som görs utan godkännande, fakturor som dyker upp utan förankring och uppföljning som alltid sker i efterhand.
Med Conrab Optos modul för inköp får du förhandskontroll, tydlig attest och full spårbarhet även för de inköp som aldrig har en order i ert ERP.
I de flesta organisationer hanteras vilda fakturor utanför systemstödet. Någon beställer en dator, köper fika eller skaffar en mobiltelefon utan godkännande, utan inköpsnummer och utan att ekonomi vet om det förrän fakturan landar.
Resultatet? Inget beslutsunderlag, svår budgetuppföljning och en fakturahantering som får städa upp i efterhand.
Därför väljer företag Conrab Optos modul för Inköp
Attest innan köpet, inte efter
Varje inköp som inte har en naturligt underliggande order i ERP registreras och godkänns i Opto innan det genomförs. Rätt person attesterar, relevant underlag finns på plats och beslutet är dokumenterat från dag ett.
Effekt: Inga mer inköp som görs på eget bevåg. Kostnaderna är godkända innan de uppstår.
Inköpsnummer som kopplar ihop allt
När ett inköp godkänns genereras ett inköpsnummer i Opto. När fakturan sedan kommer in, märkt med det numret, matchas den automatiskt, precis som en vanlig inköpsfaktura.
Effekt: Smidigare fakturahantering, färre manuella kontroller och ett flöde som hänger ihop från beställning till betalning.
Kontroll utan komplexitet
Inköp är byggt för de inköp som ERP-systemets inköpsmoduler inte passar för; varor och tjänster utan artikelnummer. Exempelvis: datorer, telefoner, kontorsmaterial eller representation. Enkelt att använda för hela verksamheten, utan utbildning eller teknisk tyngd.
Effekt: Fler inköp hamnar i ett strukturerat flöde utan att det upplevs som krångligt eller byråkratiskt.
Budgetuppföljning i realtid inte i efterhand
Eftersom inköpen registreras och godkänns innan de genomförs får ekonomipersonal och chefer en aktuell bild av vad som är på väg att spenderas. Inte bara vad som redan är bokfört.
Effekt: Bättre beslutsunderlag, enklare prioritering och en ekonomistyrning som faktiskt hinner med.
Full spårbarhet från begäran till bokförd faktura
Varje inköp loggas med vem som begärt inköpet, vem som godkänt, vad det avser och när det skedde. Allt finns samlat och sökbart i arkivet.
Effekt: Enkelt att följa upp, enkelt att granska och enkelt att visa upp vid revision eller internkontroll.
Vad säger våra kunder?
Företag som inför Conrab Optos funktion för Inköp lyfter ofta fram:
- Tydlig kontroll över ”vilda fakturor” som tidigare skedde helt utanför systemstödet
- Smidigare fakturahantering när fakturor kan matchas mot ett inköpsnummer direkt
- Färre överraskningar i fakturaflödet, ekonomi vet vad som är på väg
- Enklare budgetuppföljning och bättre underlag för kostnadsbeslut
Passar perfekt för er som vill:
Skapa förhandskontroll över inköp som idag sker utan godkännande
Hantera vilda fakturor strukturerat utan att bygga om ERP eller förändra arbetssätt i onödan
Koppla ihop inköp med faktura och inköpsnummer för smidigare matchning
Ge chefer och ekonomi realtidsöverblick över vad som spenderas och varför
Minska manuellt arbete och onödiga undantag i fakturahanteringen
Vill du se Conrab Opts modul för Inköp live?
Kontakta oss, vi visar hur ni enkelt skapar kontroll över era vilda fakturor utan att tynga organisationen med komplexa system. Du får se hela flödet, ställa frågor och få konkret vägledning utifrån er verksamhet.
Det tar 30 sekunder att boka, resten sparar ni varje gång ett inköp ska godkännas.
Vanliga frågor om Conrab Optos modul för Inköp
Inköp är byggt för alla de inköp som man inte lägger en inköpsorder på i ert ERP-system dvs allt som inte har ett artikelnummer i ert artikelregister i ERP. Det kan handla om datorer, mobiltelefoner, kontorsmaterial, representation eller andra vilda fakturor. Istället för att dessa inköp sker utan kontroll och dyker upp först när fakturan anländer, skapar Conrab Opto ett strukturerat flöde där varje köp godkänns innan det genomförs.
Attestflödet definieras utifrån era egna regler. När någon registrerar ett inköpsbehov i Conrab Opto skickas det automatiskt till rätt attestant beroende på exempelvis belopp, kostnadsställe eller inköpstyp. Systemet håller koll på vem som ska godkänna och påminner vid behov. Inga mejlkedjor, inga muntliga godkännanden, bara ett tydligt och spårbart flöde.
När ett inköp godkänns i Conrab Opto genereras ett unikt inköpsnummer. Fakturan märks med det numret och matchas sedan automatiskt mot inköpet när den kommer in, precis som en vanlig inköpsfaktura med PO-nummer. Det eliminerar manuella kontroller och minskar risken för att fakturor hamnar fel eller saknar godkänt underlag.
Nej. Conrab Optos modul för Inköp är byggt som ett lager ovanpå ert befintliga ekonomisystem och kräver inga förändringar i ERP. Vi kopplar ihop Conrab Opto med era befintliga system så att fakturamatchningen fungerar sömlöst utan parallella lösningar eller dubbelarbete. De flesta företag är igång inom några veckor.
Eftersom inköpen registreras och godkänns innan de genomförs får ekonomi och chefer en aktuell bild av vad som är på väg att spenderas inte bara vad som redan är bokfört. Alla inköp loggas med vem som begärt, vem som godkänt, belopp och syfte. Det ger ett tydligt beslutsunderlag, enklare budgetuppföljning och gör det enkelt att följa upp kostnaderna vid internkontroll eller revision.
Ja. Conrab Opto kan integreras med era affärs- och ekonomisystem. Du slipper dubbelarbete all information hänger ihop.
Systemet är enkelt att implementera, molnbaserat och kräver minimal insats från IT. De flesta kunder är igång inom några dagar.
Byggt för din verksamhet.
Anpassat efter dina processer.
Conrabs ärendehantering anpassas efter dina flöden – oavsett om du hanterar 5 eller 50 olika typer av ärenden.
- Sparar tid – koppla alla era system i samma partner
- Smidig hantering med elektronisk dokumenthantering
- Lokal support, global räckvidd
- Marknadens mest nöjda kunder
Vill du veta mer?
