Fakturareklamation
Hantera felaktiga fakturor. Strukturerat och spårbart.
Betalar du (för) mycket för att hantera dina leverantörsfakturor?
Från reklamation till krediterad faktura. Utan mejlkaos.
Slipp lösa fakturatvister via mejltrådar, manuella noteringar och otydliga rutiner där ingen vet vem som ansvarar för vad.
Med Conrab Optos modul för fakturareklamation skapar du reklamationen direkt från fakturan, följer den hela vägen till kreditering och har full spårbarhet i varje steg.
Många organisationer hanterar reklamerade fakturor utan en tydlig process. Reklamationen skickas via mejl, fakturan fortsätter i flödet, kreditfakturan kommer utan koppling och ingen har koll på om ärendet faktiskt är löst.
Därför väljer företag Conrab Optos fakturareklamation
Skapa reklamationen direkt från fakturan
När användaren öppnar en faktura i postlådan och inser att något är fel skapas reklamationen på plats, direkt från fliken Meddelande på fakturan. Information som leverantörsnummer och belopp förs över automatiskt och fakturabilden visas som stöd när uppgifterna fylls i. Snabbt, enkelt och utan att behöva lämna systemet.
Effekt: Reklamationen skapas där felet upptäcks, direkt och korrekt, utan manuella mellansteg.
Upp till tio rader med automatisk beloppskontroll
Reklamationen kan innehålla upp till tio separata rader med information och belopp. Beloppen summeras automatiskt och systemet kontrollerar att det reklamerade beloppet aldrig överstiger fakturans totalbelopp. Vill man skapa ytterligare en reklamation på samma faktura är det möjligt, så länge det totala reklamerade beloppet håller sig inom fakturans ram.
Effekt: Flexibel hantering av komplexa reklamationer med inbyggda kontroller som förhindrar fel.
Versionshantering med full historik
Varje gång en reklamation redigeras skapas en ny version. Den ursprungliga versionen finns alltid kvar och alla ändringar kan följas över tid. Bilagan på fakturan uppdateras automatiskt till den senaste versionen och tidigare versioner nås enkelt via bilagsfliken.
Effekt: Full spårbarhet, ni kan alltid se vad som ändrats, av vem och när.
Automatisk koppling till kreditfakturan
När kreditfakturan kommer in görs automatiskt en kontroll på leverantörsnumret. Finns det aktiva reklamationer på den leverantören visas dessa och administratören kan välja vilka reklamationsrader som ska kopplas till kreditfakturan. Kreditfakturan skickas sedan direkt till den eller de personer som skapade reklamationerna.
Effekt: Kreditfakturan hamnar hos rätt person med rätt koppling utan manuell spårning
Påminnelse om att godkänna reklamationen
När en kreditfaktura med kopplad reklamation ska godkännas visas en automatisk påminnelse om att reklamationen också behöver godkännas. När reklamationen godkänns sätts statusen till Godkänd och ärendet är avslutat.
Effekt: Ingenting faller mellan stolarna. Reklamationen stängs när kreditfakturan är hanterad.
Sökbart i hela fakturaflödet
När en reklamation fått status Reklamerad uppdateras fakturan automatiskt med reklamationsstatus och reklamerat belopp i informationsfliken. Dessa fält är sökbara i fakturamappen – i postlådan, bevakningen och arkivet.
Effekt: Full överblick över alla aktiva och avslutade reklamationer, alltid tillgänglig.
Varför välja Conrab Opto?
Vi har över 30 års erfarenhet av att digitalisera affärsflöden för medelstora företag i privat sektor. Vår modul för fakturareklamation är:
- Enkel att använda direkt från det befintliga fakturaflödet
- Flexibel att anpassa efter era rutiner och fält
- Skalbar och sömlöst ihop med övriga moduler i Conrab Opto
- Molnbaserad och GDPR-säkrad
Passar perfekt för er som vill:
- Hantera fakturareklamationer strukturerat direkt i systemet utan mejl och manuella listor
- Ha automatisk koppling mellan reklamation och inkommande kreditfaktura
- Säkerställa att ingenting missas med versionshantering, påminnelser och statussättning
- Ge alla inblandade full insyn i reklamationens status och historik
- Slippa leta efter underlag och kommunikation när en tvist ska utredas
Vad säger våra kunder?
Företag som inför fakturareklamationsmodulen lyfter ofta fram:
- Tydligare process där alla vet vad som gäller och vem som ansvarar
- Snabbare hantering tack vare automatisk koppling till kreditfakturan
- Bättre överblick med sökbar reklamationsstatus direkt på fakturan
- Trygghet i att versionshistoriken alltid finns tillgänglig vid tvister eller revisioner
Vill du se fakturareklamationen live?
Kontakta oss, vi visar hur ni sätter upp en strukturerad reklamationsprocess som passar era rutiner och ert fakturaflöde. Du får se hela flödet, ställa frågor och få konkret vägledning utifrån era behov.
Det tar 30 sekunder att kontakta oss, resten sparar ni varje gång en faktura behöver reklameras.
Vanliga frågor om fakturareklamation
Reklamationen skapas direkt från fakturan i postlådan, via fliken Meddelande. Där finns knappen Skapa ny fakturareklamation och information från fakturan förs automatiskt över till reklamationsformuläret.
Ja, det är möjligt att skapa fler än en reklamation på en och samma faktura, så länge det totala reklamerade beloppet inte överstiger fakturans totala belopp. Befintliga reklamationer visas i meddelanderutan som en påminnelse.
Varje gång en reklamation redigeras och sparas skapas en ny version. Den ursprungliga versionen finns alltid kvar och tidigare versioner nås via bilagsfliken. Bilagan på fakturan uppdateras automatiskt till den senaste versionen.
Vid registrering av kreditfakturan görs automatiskt en kontroll på leverantörsnumret. Finns det aktiva reklamationer visas dessa och administratören väljer vilka reklamationsrader som ska kopplas. Kreditfakturan skickas sedan till den eller de användare som skapade reklamationerna.
Det är möjligt att ta bort en reklamation så länge den har rollen Ej skickad. När reklamationen godkänts och fått status Reklamerad kan den inte längre tas bort. Om ni vill styra bort möjligheten att ta bort reklamationer kan detta styras via användarinställningar.
Vid sparning väljer användaren om PDF:en ska skapas på svenska eller engelska. Dokumentet genereras automatiskt med de uppgifter som fyllts i och sparas som bilaga på fakturan.
Absolut. Modulen är en naturlig del av Conrab Optos fakturaflöde och hänger ihop med attest, arkivering och ekonomisystemsintegrationen. Det ger ett sammanhållet flöde från inkommen faktura till slutförd kredithantering utan manuella moment eller informationsgap.
Byggt för din verksamhet.
Anpassat efter dina processer.
Conrabs ärendehantering anpassas efter dina flöden – oavsett om du hanterar 5 eller 50 olika typer av ärenden.
- Sparar tid – koppla alla era system i samma partner
- Smidig hantering med elektronisk dokumenthantering
- Lokal support, global räckvidd
- Marknadens mest nöjda kunder
Vill du veta mer?
