Sova sover gott med rätt fakturaflöde

”Vi rekommenderar dem starkt till alla som vill ha ordning och reda och som vill effektivisera arbetet med fakturor. ”

Sedan 2006 har Sova förlitat sig på Conrab Opto för sin fakturahantering. När de uppgraderade till version 6 år 2019 förändrades arbetet helt – från tidskrävande manuella processer till ett smidigt, automatiserat flöde som sparar tid varje dag.

Utmaningen

Som Sveriges största detaljhandelskedja inom kvalitetssängar och tillbehör hanterar Sova stora volymer fakturor. Varje faktura måste hamna hos rätt person, attesteras enligt korrekta beloppsgränser och matchas mot rätt order. Det gamla sättet att arbeta krävde mycket manuell kontroll och det fanns alltid en risk att någon glömdes bort i attestflödet.

Lösningen

När Sova gick över till version 6 byggde vi tillsammans upp ett skräddarsytt system som passar deras verksamhet perfekt. Med hjälp av tolkning, automatregistrering och automatgodkännande skapade vi ett intelligent flöde där:

Fakturor automatiskt skickas till rätt personer

Alla nödvändiga attestanter inkluderas enligt förutbestämda regler

Orderbekräftelser och inköpsfakturor matchas automatiskt

Inköpsfakturor och omkostnadsfakturor hanteras på olika sätt

Rätt information följer med in till ERP-systemet

Vi lade särskilt mycket tid på att förstå exakt hur Sova ville att matchningen av inköpsfakturor skulle fungera. Det handlade inte bara om att få systemet att fungera – det skulle fungera precis som de ville ha det, och det skulle förenkla deras avstämningar framöver.

Resultatet

Idag sparar Sova enormt mycket tid. Ingen behöver längre komma ihåg vem som ska attestera vilka fakturor eller vilka beloppsgränser som gäller. Systemet tar hand om det automatiskt. Risken för fel är minimerad.