Vad är en faktura?

En faktura är ett av företagens mest grundläggande dokument men också ett av de viktigaste. Den fungerar som ett betalningskrav, där säljaren listar vad som levererats och vilket belopp köparen ska betala.

Alla företag arbetar dagligen med två typer av fakturor:

• Kundfakturor – fakturor som skickas till kunder
• Leverantörsfakturor – fakturor som företaget själv tar emot

Kundfakturor ser oftast likadana ut, eftersom de genereras i affärs- eller ekonomisystem. Leverantörsfakturor däremot kan komma i alla möjliga layouter och format beroende på hur respektive leverantör väljer att skicka dem. Det är en av anledningarna till att digital fakturahantering blivit så viktigt.

I praktiken finns tre vanliga fakturaformat. De skiljer sig mycket i hur de hanteras och i vilken grad de kan automatiseras.

Pappersfaktura

Det traditionella sättet fakturan skickas via post.
Fortfarande vanligt i mindre företag eller marknader med låg digitalisering.

Nackdel: Kräver alltid manuell hantering och är känsligt för fel eller förlorade dokument.

PDF-faktura

En digital fil som skickas via e-post.
Det är det vanligaste formatet i Norden idag.

PDF är digital men inte strukturerad. Därför kräver den:

• manuell registrering
• eller OCR-tolkning

Med rätt system kan PDF:er ändå hanteras automatiskt, men aldrig lika smidigt som en e-faktura.

E-faktura (elektronisk faktura)

Det mest effektiva och mest automatiseringsvänliga formatet.

En e-faktura skickas i ett strukturerat format (oftast XML) via ett säkert nätverk, till exempel Peppol.

Fördelar:

• ingen OCR
• färre fel
• hög datakvalitet
• automatiska flöden (touchless)
• snabbare hantering

Det är därför e-faktura blivit standard för företag som vill jobba smartare.

För pappers- och PDF-fakturor finns inga formella krav på layout men tydlighet är viktigt:

• rätt information ska vara lätt att hitta
• belopp och specifikation måste vara klara
• layouten ska vara förståelig även för automation

För e-fakturor är formatet däremot strikt standardiserat (t.ex. PEPPOL BIS).
Det är just detta standardformat som gör e-fakturor så effektiva i automatiserade flöden.

En faktura är mer än bara ett betalningsdokument den är en central del av företagets ekonomiska flöde. Genom att:

• säkerställa rätt innehåll
• välja rätt format
• utnyttja e-fakturor för automation

…kan företag minska manuell hantering, förbättra datakvaliteten och bygga ett effektivt fakturaflöde.