Den 1 september 2026 infördes nya regler för elektronisk fakturering i Frankrike. För många bolag väckte det en och samma fråga:

Hur säkerställer vi att vi följer de nya rapporteringskraven, utan att det landar som ännu en manuell uppgift på ekonomiavdelningens bord?

För våra kunder hade vi redan svaret klart, inbyggt i Conrab Opto.

De nya reglerna rör mottagning av leverantörsfakturor. Företag som berörs ska kunna ta emot e-fakturor via en godkänd operatör och återrapportera de ekonomiska transaktionerna till de franska myndigheterna.

Det som är lätt att missa är att kravet inte stannar vid att fakturan godkänns och betalas. Väljer man att inte betala en faktura till exempel för att den är felaktig eller redan krediterad, måste även det aktivt rapporteras. Att inte göra något är alltså inte ett neutralt val i det här regelverket; det är i sig ett brott mot rapporteringsplikten.

Det är den skillnaden som gör kravet svårare att efterleva i praktiken än det låter i teorin.

Att rapportera en betald faktura är ett naturligt steg i det dagliga flödet – fakturan godkänns, betalas, och rapporteringen följer i princip av sig själv genom de system man redan använder.

Att aktivt gå in och rapportera att en faktura inte ska betalas är ett annat slags moment. Det kräver att någon stannar upp, minns att det extra steget finns, och utför det separat från det vanliga arbetsflödet. Är det momentet inte inbyggt i vardagen är risken stor att det glöms bort, särskilt vid högre fakturavolymer.

Och för ekonomiavdelningar med hundratals fakturor i veckan är ”lätt att glömma” inte en teoretisk risk – det är en fråga om när, inte om, det händer.

Våra kunder hade redan en e-fakturaoperatör på plats för att uppfylla de franska kraven i stort. Operatören erbjuder visserligen en möjlighet att markera en faktura som avvisad men det görs i ett helt separat gränssnitt, på en annan webbplats än den kunden normalt jobbar i.

Vi valde att bygga in funktionen direkt i Conrab Opto istället. Användaren klickar på ”avvisa” i samma vy där fakturan redan granskas. Conrab Opto skickar därefter informationen vidare till kundens e-fakturaoperatör, som i sin tur ansvarar för rapporteringen till de franska myndigheterna.

För användaren märks ingen skillnad mot att hantera vilken annan faktura som helst. Ett klick, sen är det klart.

Föreställ dig en ekonomiassistent som hanterar hundratals fakturor i veckan. En av dem ska inte betalas. Om personen då måste komma ihåg att öppna en annan webbplats, logga in där och göra om samma bedömning en gång till, blir risken uppenbar – antingen glöms steget bort helt, eller så tar det onödigt lång tid och skapar en flaskhals i flödet.

Vi ersätter inte e-fakturaoperatören – de gör fortfarande sitt jobb mot de franska myndigheterna precis som tidigare. Det vi bygger är bron mellan det dagliga arbetsflödet i Conrab Opto och det systemet, så att användaren aldrig behöver hantera rapporteringen manuellt i ett separat gränssnitt.

Det här är inte bara relevant för bolag med verksamhet i Frankrike. Flera andra länder inför liknande krav på återrapportering av ekonomiska transaktioner, eller motsvarande krav när en faktura inte ska betalas i olika faser och med olika detaljer, men med samma grundprincip.

Principen bakom lösningen – att bygga bort onödiga systembyten när nya regelkrav införs – är därför relevant för fler av våra kunder, oavsett vilket land det gäller. Har ni verksamhet i flera länder är sannolikheten hög att ni möter samma typ av krav igen, bara i en annan form.

Funktionen är byggd som en del av plattformen, inte som en engångslösning för en enskild kund. Det gör att vi nu kan erbjuda samma funktionalitet till fler kunder med fakturahantering i Frankrike, utan att bygga om från grunden varje gång ett nytt bolag ställer samma krav.

Det är vår filosofi rakt igenom: när ett regelkrav förändras vill vi inte bara lösa det för en kund i taget. Vi vill bygga en lösning som håller när nästa kund, eller nästa land, ställer samma typ av krav.

De största riskerna i regelefterlevnad sitter sällan i de stora, uppenbara kraven – utan i de små, lätt bortglömda stegen som kräver att någon aktivt gör något extra. Genom att bygga in avvisningsfunktionen direkt i Conrab Opto har vi löst ett akut problem för våra kunder, och samtidigt skapat en lösning som kan skalas till fler kunder och fler länders regelverk.

Fakturan kom in. Någon ska titta på den. Den vidarebefordras. Påminnelsen skickas. Påminnelseavgiften trillar in. Och ingen vet riktigt var fakturan befinner sig just nu. 

Låter det bekant? Det är det för de flesta ekonomiavdelningar. Och det är precis det ett bra attestflöde löser. 

Den här artikeln går igenom allt du behöver veta om att attestera fakturor – från grundbegrepp till digitala flöden, AI-stöd och hur du väljer rätt system. Konkret och rakt på sak. 

Att attestera en faktura betyder att formellt godkänna den för betalning. I vardagen används ”attestera” och ”godkänna faktura” synonymt – det är samma sak. 

I praktiken består fakturaattesten av två separata kontroller, inte en. 

Sakattest/ Första attestant görs av den som beställde varan eller tjänsten. Den personen bekräftar att leveransen stämmer, att kvaliteten är rätt och att beloppet matchar det som var överenskommet. Enkelt uttryckt: fick vi det vi beställde? 

Ekonomisk attest – också kallad slutattest – görs av ekonomiansvarig eller chef. Den bekräftar att det finns budgettäckning, att konteringen är korrekt och att fakturan är klar för betalning. Frågan som besvaras: ska vi betala, och hur bokförs det? 

Tillsammans bildar de tvåhandsprincipen / fyraögonprincipen – att minst två personer är inblandade i varje godkännande. Det är grunden för säker fakturahantering och det som gör att inget enskilt misstag eller bedrägeri slinker igenom obemärkt. 

Mejlinkorgen som attestverktyg känns trygg. Men den kostar mer än du tror. 

• Fakturor som ligger och väntar på en attestant som ”ska titta på det” 

• Konteringar som kopieras från förra månaden utan att stämmas av 

• Fakturor som hittas tre veckor för sent – med en påminnelseavgift på köpet 

• En attestordning som sitter i huvudet på en person, inte i ett system 

En leverantörsfaktura gör en resa från inkorg till betald och bokförd. Så ser den resan ut: 

• Ankomstregistrering – fakturan kommer in via post, mejl, PDF eller e-faktura och registreras 
• Kontering – fakturan får rätt konto, kostnadsställe och eventuellt projekt 
• Sakattest – beställaren bekräftar att leveransen stämmer 
• Ekonomisk attest – ekonomiansvarig godkänner för betalning 
• Bokföring och betalning – fakturan bokförs och betalfilen skickas till banken 

I ett manuellt flöde är det steg 3 och 4 som tar tid. Fakturan väntar. Påminnelsen glöms bort. Och varje dag som går är en dag närmare förfallodatum. 

I ett manuellt flöde läser någon fakturan, skriver av uppgifter för hand och listar ut vem som ska attestera. I ett digitalt flöde sköter systemet det åt dig. 

Det här slipper du med ett digitalt flöde:

Det här får du istället: 

En sak som ofta glöms bort: pappret försvinner. Inga utskrifter, inga arkivlådor, inga fakturaköer på skrivbordet. Det märks både i vardagen och i miljöredovisningen. 

Peppol är ett internationellt nätverk för strukturerad e-fakturering. Leverantören skickar via Peppol och fakturan landar direkt, maskinläsbar och strukturerad, i ditt system. Ingen manuell inmatning. Ingen gissning om format. 

Ett automatiserat attestflöde innebär att AI tar hand om de repetitiva besluten – så att du kan fokusera på det som faktiskt kräver ett mänskligt beslut. 

En attestordning är ett regelverk som definierar vilka belopp och kostnadsställen varje person får godkänna. Utan den kan en juniormedarbetare attestera en miljonfaktura – eller så fastnar allt hos VD. Båda är dåliga lägen. 

En bra attestordning svarar på:

• Vilka beloppsnivåer finns – och vem godkänner upp till vilken gräns? 

• Vem är ställföreträdare när ordinarie attestant är borta? 

• Vilka kostnadsställen och projekt har varje attestant rätt att godkänna? 

• Hur hanteras avvikelser – och vem beslutar då? 

• Hur uppdateras ordningen när folk börjar, slutar eller byter roll? 

En bra attestordning lever i systemet. Inte i ett Word-dokument från 2019 – och absolut inte bara i huvudet på en person. 

Digital fakturaattest ger inte full effekt om datan inte landar rätt i ekonomisystemet. Då har ni bara flyttat det manuella jobbet ett steg. 

Med en bra integration följer kontering, attestbeslut och fakturadata med automatiskt till huvudboken. Betalfilen skapas utan manuella mellansteg. Leverantörsregistret synkas. Ingen sitter och dubbelregistrerar samma siffror i två system. 

E-fakturor i PEPPOL BIS-format levererar strukturerad data direkt i rätt fält – belopp, moms, leverantörsuppgifter, OCR-nummer. Allt på plats utan att någon skrivit av det manuellt. 

Ett digitalt attestflöde är inte bara effektivare. Det är också ditt starkaste skydd mot fakturabedrägerier. 

Tre vanliga hot:

Så skyddar ett digitalt flöde dig:

• Tvåhandskontroll är inbyggd via attestnivåerna 

• Ändrade bankuppgifter flaggas automatiskt och kräver separat godkännande 

• Audit trail loggar varje steg, varje ändring, varje godkännande – ingenting kan raderas eller döljas 

• Bokföringslagens krav på bevarande och spårbarhet uppfylls automatiskt 

Och när revisorn kommer behöver ni inte leta. Allt finns. Sökbart, oförändrat och spårbart. 

Det handlar inte om flest funktioner. Det handlar om vad som passar er vardag. 

Vi på Conrab var först i Norden med elektronisk dokumenthantering, och mer än 50 års erfarenhet har lärt oss en sak: de system som funkar bäst är de som är byggda för din verksamhet och anpassade efter dina processer – inte tvärtom. 

• Integration mot ert ekonomisystem (Visma, Fortnox, SAP, Dynamics, Monitor m.fl.) 

• Stöd för PEPPOL och e-faktura 

• Flexibel attestordning med ställföreträdare och beloppsnivåer 

• Mobil attest – fakturor ska kunna godkännas var attestanten än är 

• Audit trail och digitalt arkiv enligt bokföringslagen 

• AI-stöd för kontering och avvikelsekontroll 

Och lika viktigt: välj en leverantör som förstår er vardag, inte bara sin egen produkt. 

Du skickar ut ett Excel-dokument till leverantörer för en leverantörsrevision.

Några svarar direkt. Andra glömmer bort. Och när svaren väl kommer in måste någon sätta sig och manuellt mata in allt i ett sammanhållet dokument.

Resultat: onödigt dubbelarbete, förseningar och risk för fel.

Det här är inte ett ovanligt scenario. Det är vardagen för tusentals medarbetare på ekonomi- och inköps avdelningar i medelstora företag. Och det är exakt det problemet som digitala webbformulär löser.

Låt oss vara ärliga. Mejl och Excel var aldrig byggda för att hantera strukturerad datainsamling i en organisation. De fungerade ett tag. Men när volymerna ökar, medarbetare slutar och processer ska granskas, brister systemet.

Här är de vanligaste problemen vi ser om och om igen:

Dubbelregistrering av data: Information som redan finns i ett system matas in manuellt i ett annat. Ekonomiteam jonglerar mellan ERP-system, kalkylblad och tredjepartsplattformar som inte pratar med varandra. Varje gång någon kopierar och klistrar ökar risken för fel.

Godkännandeprocesser som fastnar i mejlträdet: Inköpsrekvisitioner, fakturaunderlag och leverantörsförfrågningar vandrar runt i e-postkedjor. Ingen vet var i processen ärendet befinner sig. Ingen vet vem som faktiskt ska godkänna. Det skapar stress, förseningar och onödig uppföljning.

Formulär som är för långa och krångliga: Har du någonsin öppnat ett internt formulär och direkt känt: ”det här orkar jag inte med nu”? Det är ett dokumenterat fenomen som kallas formulärströtthet. Nästan 70 % av användare lämnar formulär halvfärdiga – och det gäller även interna verktyg, inte bara externa kundformulär.

Felmeddelanden som inte hjälper: ”Fältet är obligatoriskt.” Okej, vilket fält? Och varför? Nielsen Norman Group har identifierat otydlig felhantering som ett av de vanligaste misstagen i webbformulär. En medarbetare som fyller i ett ekonomiunderlag och möts av ett kryptiskt felmeddelande tvingas ofta börja om från noll.

Formulär som inte funkar på mobilen: Godkännanden, reserekvisitioner, inköpsförfrågningar – allt behöver kunna hanteras snabbt, oavsett var medarbetaren befinner sig. Men många interna formulär är fortfarande byggda uteslutande för datorn. Det skapar ett praktiskt hinder som fördröjer hela kedjan.

Ingen standardisering: varje avdelning uppfinner hjulet på nytt – Ekonomi har sin version. Inköp har en annan. IT en tredje. Det leder till ojämn kvalitet på insamlad data, och när erfarna medarbetare slutar försvinner kunskapen om hur systemen egentligen fungerar.

Med Conrab Optos webbformulär försvinner problemet. Du skickar ut ett digitalt formulär, mottagaren fyller i och all information landar automatiskt strukturerat i rätt modul. Klart.

Varje fält i formuläret kopplas direkt mot motsvarande fält i Conrab Opto. Inkommande svar hamnar på rätt plats utan manuell hantering. Vill du ha en PDF-sammanställning? Systemet skapar den automatiskt.

Verktyget passar brett, men de vanligaste användningsfallen vi ser i medelstora företag är:

• Leverantörsrevisioner och leverantörsonboarding
• Förfrågningsunderlag vid upphandlingar
• Inköpsrekvisitioner och godkännandeflöden
• Kundnöjdhetsundersökningar
• Reklamationsärenden
• IT-beställningar och interna supportärenden
• Informationsutskick med bekräftelse

Det handlar inte om att byta ut allt på en gång. Det handlar om att stoppa läckan, de timmar som försvinner varje vecka i mejlkaos, dubbelregistrering och manuell uppföljning.

Med webbformulär får du en strukturerad process från start till mål, data som är redo att användas direkt och full spårbarhet – utan att lyfta ett finger.

AI-kontering har snabbt blivit ett av de mest intressanta stegen i utvecklingen av leverantörsfakturahantering. Men för ekonomiavdelningar handlar det inte bara om teknik. Det handlar om kontroll, transparens, datakvalitet och om att minska det manuella arbete som annars tar mycket tid.

Med AI-kontering kan systemet själv föreslå eller utföra kontering baserat på tidigare konteringar och informationen i fakturan. Det gör att ekonomiavdelningen kan arbeta snabbare, få jämnare kvalitet och lägga mer tid på uppgifter som skapar faktiskt värde.

AI-kontering innebär att ett system lär sig hur ett företag brukar bokföra sina leverantörsfakturor och använder den kunskapen för att föreslå rätt kontering framåt. I praktiken betyder det att AI:n tittar på både fakturans innehåll och tidigare beslut för att förstå hur nästa faktura ska hanteras.

I Conrab Opto kan AI-konteringar hantera flera konteringsdimensioner samtidigt, till exempel konto, projekt, kostnadsställe, avdelning och andra företagsanpassade dimensioner. Det gör funktionen relevant även för organisationer med mer komplexa ekonomiprocesser.

Det som gör tekniken särskilt användbar är att den lär sig över tid. Om användaren gör manuella justeringar anpassar sig systemet och blir gradvis mer träffsäkert.

Ekonomiavdelningar är ofta positiva till AI, men de vill förstå vad det innebär i praktiken. Den vanligaste frågan är inte om AI kan kontera, utan om det går att lita på resultatet.

Det finns också en tydlig oro kring transparens. Om ett konteringsförslag kommer från AI vill användaren veta varför just det kontot föreslogs. När logiken är oklar blir det svårt att motivera beslut internt, och då försvinner mycket av effektiviteten eftersom allt dubbelkollas manuellt.

En annan vanlig fråga handlar om data. AI blir bara bra om den matas med bra historik. Om samma leverantör har konterats olika över tid, eller om undantag har hanterats på olika sätt, riskerar AI:n att lära sig spretiga mönster.

Den största smärtpunkten är ofta att AI känns som en black box. Förslagen kan vara snabba och tekniskt imponerande, men om användaren inte förstår varför de uppstår skapas osäkerhet.

Ekonomiavdelningar oroar sig också för att:

Det är därför många vill se AI som ett stöd, inte som en svart låda som tar över beslut utan insyn.

Det finns några saker som återkommer gång på gång när ekonomiavdelningar beskriver vad de behöver. De vill ha:

Kort sagt vill de ha AI som fungerar i verkligheten, inte bara i en demo.

Det är också därför lösningar som bygger på företagets egen historiska kontering ofta upplevs som mer relevanta. När AI:n tränas på det som faktiskt gäller i den egna verksamheten blir resultatet mer användbart och mindre generiskt.

AI-kontering är extra intressant eftersom den inte bara handlar om en vanlig faktura. I många företag finns flera dokumenttyper som behöver hanteras olika.

För fakturor handlar det ofta om att förstå leverantör, belopp, moms, kostnadsställe och återkommande mönster. För kvitton är problemet ofta att materialet är mindre tydligt, mer varierat och ibland sämre skannat. För avtal och andra mer texttunga dokument krävs det att systemet först förstår innehållet innan det går att koppla till rätt kontering eller ärende.

Även i ärendehantering blir kontexten viktig. AI behöver förstå inte bara dokumentet, utan också vilka roller, processer och beslut som hör ihop med det.

Med AI-konteringar i Conrab Opto tar ni nästa steg mot en smartare och mer automatiserad leverantörsfakturahantering. Funktionen konterar inkommande fakturor utifrån både tidigare konteringar och innehållet på fakturan.

Det innebär att systemet kan hantera flera konteringsdimensioner samtidigt och anpassa sig efter hur just er organisation arbetar. Ni väljer själva vilka leverantörer som ska omfattas, och nya leverantörer kan aktiveras direkt i Opto.

Om någon gör manuella justeringar lär sig systemet av det. Det gör att AI:n successivt blir bättre och mer träffsäker, vilket i sin tur höjer kvaliteten i hela processen.

Den stora vinsten med AI-kontering är inte bara att spara tid. Det handlar också om att få ett mer konsekvent arbetssätt, mindre administration och bättre kontroll.

När konteringen blir mer automatiserad minskar risken för mänskliga fel, samtidigt som ekonomiavdelningen får mer utrymme för analys, uppföljning och stöd till verksamheten. För många organisationer är det just där den verkliga affärsnyttan finns.

AI-kontering löser dock inte allt. Om processer, historik och data är röriga kommer AI:n inte att magiskt rätta till det. Tvärtom förstärker tekniken ofta det som redan finns. Det AI:n däremot gör är att belysa det som är fel ännu tydligare vilket innebär att ni lättare kan rätta till det som är fel. AI fungerar bäst när den byggs ovanpå ordning, tydliga regler och ett genomtänkt arbetssätt.

AI-kontering är ett starkt verktyg för företag som vill effektivisera sin leverantörsfakturahantering utan att tappa kontrollen. För ekonomiavdelningar är de viktigaste frågorna fortfarande samma: kan vi lita på resultatet, förstår vi hur det fungerar och passar det in i våra processer?

Det är just där värdet uppstår. När AI används på rätt sätt blir konteringen snabbare, mer träffsäker och mindre beroende av manuellt arbete. För företag som vill ta nästa steg i sin digitalisering kan det göra stor skillnad i både kvalitet och kapacitet.

En peppol faktura är en strukturerad XML-faktura som skickas via ett internationellt nätverk, inte en PDF som måste tolkas manuellt. Den landar direkt, maskinläsbar och klar att bokföra i mottagarens system.

Ingen manuell inmatning. Ingen gissning om format.

Många ekonomiavdelningar tar fortfarande emot fakturor via mejl, skannar dem och registrerar för hand. Det känns tryggt. Bekant. Men kraven rör på sig. E-faktura via Peppol är redan lagkrav mot offentlig sektor, och nu närmar sig kraven företagen emellan: EU gör e-faktura till huvudalternativ 2030, och en svensk utredning ska vara klar i november 2027.

I den här artikeln går vi igenom hur nätverket fungerar, hur en Peppol-faktura skiljer sig från en PDF, hur ni får ett Peppol-ID och vad som väntar juridiskt. Vi tar också upp de risker som följer med automatiken, varför fakturor avvisas – och hur ni kommer igång utan en stressad anpassning sen.

Peppol är ett internationellt nätverk för att skicka strukturerade affärsdokument, elektroniska fakturor i synnerhet. Det bygger på en gemensam standard som gör att företag och myndigheter kan utbyta dokument oavsett vilket ekonomisystem de använder eller vilket land de sitter i.

Standardformatet heter Peppol BIS Billing 3. Det följer den europeiska normen EN 16931, och det förvaltas av organisationen OpenPeppol.

I praktiken betyder det att du slipper teckna avtal med varje enskild leverantör. Nätverket bygger på en fyrhörnsmodell där fakturan vandrar via certifierade accesspunkter – inte direkt mellan dig och avsändaren.

Så här ser flödet ut:

• Avsändaren skapar fakturan i sitt ekonomisystem.
• Avsändarens accesspunkt validerar fakturan mot reglerna och skickar den vidare.
• Mottagarens accesspunkt tar emot fakturan och kvitterar direkt.
• Mottagaren får den färdigvaliderade fakturan rakt in i sitt system.

Ingen part behöver ett avtal med någon annan part. Accesspunkterna sköter ruttningen, och ett kvitto skickas tillbaka direkt när fakturan tagits emot.

I dag finns två vanliga sätt att ta emot fakturor: PDF-faktura och e-faktura via Peppol. De kan se lika ut på ytan men fungerar helt olika i praktiken.

En PDF-faktura är ett bildformat. Den måste tolkas manuellt eller läsas av med OCR, vilket öppnar för fel och dubbelarbete.

En peppol e-faktura är strukturerad data som flödar direkt in i systemet och kan bokföras automatiskt.

Det är också värt att skilja Peppol från äldre operatörsnätverk. En traditionell VAN-operatör eller EDI-lösning krävde bilaterala avtal mellan varje part som skulle utbyta fakturor. Peppol tar bort det kravet, ett enda nätverk, inga punkt-till-punkt-kopplingar.

Och PDF-vägen håller inte hela vägen längre. 

För fakturor som omfattas av e-fakturalagen till offentlig sektor räknas PDF eller inskannade fakturor inte som e-faktura.

Den gamla svenska standarden Svefaktura är dessutom på väg ut; rekommendationen för Svefaktura 1.0 drogs tillbaka redan 1 april 2021.

Ett Peppol-ID är den unika adress som identifierar er i nätverket – så att fakturorna hittar rätt. Utan det vet ingen avsändare vart fakturan ska skickas.

Strukturen är enkel: ett fyrsiffrigt prefix som anger typen av identifierare, följt av själva numret. För svenska aktiebolag, handelsbolag och myndigheter används prefixet 0007 plus organisationsnumret, utan bindestreck.

För enskild firma finns en viktig detalj. Eftersom en enskild firma använder innehavarens personnummer som organisationsnummer, hamnar personnumret öppet i det globala registret om du registrerar dig med prefixet 0007.

Lösningen är ett GLN-nummer via GS1, som registreras under prefixet 0088. Då skyddas personnumret samtidigt som du uppfyller kraven. En liten sak som sparar dig en onödig exponering.

Innan ni skickar en Peppol-faktura behöver ni veta mottagarens Peppol-ID  och det söker ni upp i det officiella registret.

Det globala registret heter Peppol Directory. Digg har dessutom en svensk söktjänst för organisationer som är anslutna i Sverige.

När din accesspunkt ska skicka en faktura gör den ett uppslag mot registret för att hitta rätt mottagare  allt sker bakom kulisserna.

Nätverket är redan stort. I Sverige finns omkring 156 000 registrerade deltagare, och globalt över 4,5 miljoner.

Innan du skickar din första faktura:

• Hitta mottagarens Peppol-ID i registret
• Kontrollera att prefixet stämmer (0007 eller 0088)
• Se till att mottagaren kan ta emot rätt dokumenttyp

E-faktura via Peppol har varit lagkrav mot offentlig sektor sedan 2019 – men det stora skiftet är att kravet nu rör sig mot företagen emellan.

EU:s ViDA-paket antogs i mars 2025. Det betyder att elektronisk fakturering blir det lagstadgade huvudalternativet för de transaktioner som omfattas av ViDA från 1 juli 2030. Samtidigt införs digital rapportering nära realtid för gränsöverskridande affärer mellan företag inom EU.

I Sverige tillsattes en utredning i februari 2026. Den ska bland annat bedöma om obligatorisk e-faktura ska gälla även inhemskt mellan företag och redovisas i november 2027.

Andra länder går före. Så här ser tidslinjen ut:

• 2026: Belgien inför obligatorisk B2B-e-faktura. 
• 2027: Norge föreslår krav på att skicka e-faktura mellan företag, och den svenska utredningen ska vara klar. 
• 2030: E-faktura blir EU:s huvudalternativ, och Norge inför krav på att ta emot.

Att skiftet redan pågår märks på nära håll. Tullverket gick under våren 2025 helt över till Peppol för sina tullräkningar, och det äldre XML-stödet är borta. Den som inte ställt om får tillbaka fakturadata på papper i stället för rakt in i systemet.

Mer än 95 procent av de svenska offentliga enheterna är redan anslutna. Den som ställer om nu slipper en stressad anpassning sen.

Peppol marknadsförs som säkert, och tekniskt stämmer det. Men tilliten har flyttats – från själva dokumentet till identiteten bakom det. Det är där det skaver.

Två risker är värda att ta på allvar.

Identitetsrisk vid svaga accesspunkter

Om en accesspunkt har bristfälliga kontroller när den tar in nya kunder, kan någon registrera sig med ett annat företags uppgifter. Därefter går det att skicka tekniskt korrekta men kommersiellt falska fakturor över nätverket.

Det otäcka? Du får ett leveranskvitto på att fakturan kommit fram säkert. Och det kvittot kan invagga dig i en falsk trygghet – fakturan är levererad enligt regelverket, men avsändaren är inte den du tror.

Tyst accept vid helautomatisk bokföring

Den andra risken sitter i automatiken. När inkommande fakturor läses in, godkänns och bokförs helt utan att någon tittar, uppstår en juridisk sårbarhet.

En faktura som inte bestrids inom rimlig tid kan ses som godkänd. Om systemet automatiskt bokför en felaktig faktura kan det tolkas som ett tyst godkännande – och då blir den svårare att bestrida i efterhand. Bokföringslagen och handelsrätten ställer krav, men det är den uteblivna invändningen som skapar problemet.

Det handlar inte om att misstro automatiken. Det handlar om att behålla kontrollen där den räknas: kontroll på vem som skickar, kontroll på vad ni godkänner, kontroll på när ni bestrider.

Ett attestflöde som fångar avvikelser innan de bokförs är inte en flaskhals. Det är skillnaden mellan att hantera flödet och att bli hanterad av det.

En Peppol-faktura avvisas oftast för att den inte klarar valideringen mot standardens regler – och felet går nästan alltid att rätta vid källan. Accesspunkten validerar fakturan mot EN 16931 redan vid nätverksgränsen och skickar tillbaka ett felmeddelande direkt.

Det är en fördel. Fakturan studsar tillbaka direkt, inte tre veckor senare när någon upptäcker att den fastnat. Felet fångas medan det fortfarande är enkelt att rätta.

De flesta avvisningar beror på samma handfull orsaker. Den europeiska standarden är striktare än de gamla svenska formaten, framför allt på radnivå. Det som tidigare gick att utelämna måste nu fyllas i. Den bästa felsökningen är att fylla i rätt från början.

För att komma igång behöver ni tre saker: en accesspunkt, ett registrerat Peppol-ID och korrekt ifyllda fält. Resten är konfiguration.

Så här ser vägen ut oavsett ERP – principen är densamma:

• Kolla affärssystemet. Har det inbyggt Peppol-stöd? Annars väljer ni en certifierad accesspunkt.
• Ställ in mappningen. Se till att obligatoriska fält fylls i – köparreferens, orderreferens och momskoder på radnivå.
• Registrera ert Peppol-ID i registret via accesspunkten, så att ni kan ta emot fakturor.
• Testa med en pilotfaktura mot en testmiljö innan ni går skarpt. Då fångar ni eventuella fel innan de når en riktig mottagare.
• Gå skarpt och informera leverantörer och kunder. Uppdatera kundregistret med deras Peppol-ID, så hittar fakturorna rätt direkt.

Poängen är att ta emot fakturorna direkt i systemet, validerade och klara. Då kan ni fokusera på flödet i stället för på inmatningen. Vill ni gå djupare finns en guide om att välja och implementera ett EFH-system utan de vanligaste fallgroparna.

Själva Peppol-standarden kostar inget i licens. Men accesspunkter och affärssystem prissätter anslutning och transaktioner olika och det är där kostnaden gömmer sig.

Var sitter pengarna? Ofta på tre ställen:

• En anslutningsavgift för att komma in i nätverket.
• En styckkostnad per skickad eller mottagen faktura.
• Kostnader som redan ligger inbakade i affärssystemets abonnemang.

Det är just styckkostnaderna som är ett osynligt läckage. De är små var för sig men summerar sig över tusentals fakturor och få mäter dem på riktigt.

Ställ det mot vad den manuella hanteringen kostar. Med strukturerad e-fakturahantering kan administrationen kring fakturor minska med upp till 80 procent.

Tid, fokus, pengar.

Det första steget är inte att räkna på ett system. Det är att få koll på vad det manuella flödet redan kostar er.

• En Peppol-faktura är en strukturerad XML-faktura som skickas via ett internationellt nätverk – inte en PDF.
• E-faktura via Peppol är lagkrav mot offentlig sektor sedan 2019. För företagen emellan närmar sig kraven: EU-default 2030 och en svensk utredning klar 2027.
• Ni behöver ett Peppol-ID (0007 + organisationsnummer eller 0088 + GLN) och en certifierad accesspunkt.
• Avvisade fakturor beror nästan alltid på valideringsfel och felen fångas direkt vid källan.
• Nätverket är tekniskt säkert, men helautomatisk bokföring kräver att ni behåller kontrollen över vad som godkänns.

Zacharias Antoniades, konsultchef på Pector har under många år arbetat nära verksamheter i förändring. En sak har blivit tydlig: ett affärssystem är aldrig bara teknik. Det påverkar hur en organisation fungerar i praktiken – hur information rör sig, hur beslut fattas och hur människor upplever sin arbetsdag.

”På Pector har vi i 25 år fått följa företag i olika branscher genom den typen av resor. Vi har sett vad som fungerar, vad som skapar friktion och vad som faktiskt gör skillnad på riktigt. Det har gett oss ett perspektiv där vi inte bara ser systemet, utan hela sammanhanget – verksamheten, affärslogiken, integrationerna och flödena däremellan. För i verkligheten är inget isolerat.

Det är också därför vårt partnerskap med Conrab Opto känns naturligt. Vi delar synen på vad ett bra systemstöd faktiskt ska bidra till – inte bara effektivitet i teorin, utan en vardag som fungerar bättre för de som använder systemen.”

När vi arbetar med kunder som har Conrab Opto på plats märks det ofta ganska snabbt. Det finns en grund att bygga vidare på. Tillsammans skapar vi en helhet där affärssystem och EFH-lösning samverkar på ett sätt som annars kan vara svårt att få till.

Integrationerna blir smidiga – och det är viktigt. Men det som verkligen betyder något är effekten runt omkring. När ekonomiavdelningen känner sig trygg i sina siffror. När chefer får den information de behöver, utan att behöva leta. Och när medarbetare får utrymme att lyfta blicken och fokusera på rätt saker.

De här värdena syns sällan i en kravspecifikation. Men det är ofta de som avgör om ett systemstöd upplevs som en tillgång eller en belastning.

Det är dit vi vill hjälpa våra kunder att komma, till en vardag med mer flyt, större trygghet och bättre förutsättningar att fatta rätt beslut. Och med vår erfarenhet, tillsammans med Conrab Opto, har vi goda möjligheter att göra just det.

Varje gång en faktura behandlas manuellt kostar det mer än du tror. Tid, fokus, pengar.

I många företag sker hanteringen fortfarande via e-post, Excel och manuella attestflöden. Det känns tryggt. Bekant. Men det är också ett osynligt läckage som få mäter på riktigt.

Så låt oss vara ärliga:

• Hur många minuter lägger ni på varje faktura?
• Hur ofta missas rabatter för att fakturan blev liggande?
• Hur mycket tid går åt till att dubbelkolla så att inget fallit mellan stolarna?

Svaret är ofta: alldeles för mycket.

Du vet att något skaver. Här är vad det kostar dig:

Om du känner igen dig i något av detta, är det sannolikt dags att tänka om:

• Attestflödet går i stå för att någon glömt godkänna, du får jaga.
• Fakturorna kommer in via mejl, scannas, sparas manuellt, printas ibland och bokförs med kopierade konton från gamla fakturor.
• Varje ny person som börjar på ekonomiavdelningen måste lära sig ”hur vi gör det här” för processen finns inte dokumenterad. Den sitter i huvudet på enskilda personer.
• Du har för lite överblick. För sent ser du att projektkostnader dragit iväg. Du får inga bra underlag för rapportering till ledningen.

Och du som CFO? Du har inte tid att sitta och kontera. Ändå fastnar du i detaljer för att ingen annan har tid heller.

Med AI som föreslår kontering, smarta flöden som minimerar avvikelser, och en plattform som kopplar ihop fakturan med inköpsorder, avtal och projektkod – slipper du de där timmarna du egentligen inte har råd att lägga.

Det handlar inte om att införa ännu ett system. Det handlar om att få kontroll. Få tillbaka tiden. Skapa utrymme för det som verkligen gör skillnad.

Att hantera avtal är inte svårt men det är lätt att göra fel. Många företag tror att de har koll, tills något brister:

• Ett avtal förlängs automatiskt.
• En uppsägningstid missas.
• En chef byts ut och ingen vet längre vem som ansvarar.

Du litar på Excel, mejl och minnet

Problemet: Avtal sparas i mejltrådar, delade mappar eller på enskilda datorer. Ingen har en komplett överblick och när någon slutar, försvinner kunskapen.

Konsekvens: Uppsägningstider glöms bort, villkor ändras utan att någon märker det, och avtalskaoset är ett faktum.

Lösningen: Samla alla avtal i ett digitalt, sökbart system. Se vem som ansvarar för vad. Ha tillgång till allt oavsett vem som är på plats.

Tips: Välj ett system med versionshistorik och rollbaserad åtkomst. Då har du alltid full koll.

Du får inga påminnelser i tid

Problemet: Det är lätt att missa ett datum i en kalender, särskilt om du har hundratals avtal att hålla reda på.

Konsekvens: Avtal rullar vidare trots att ni ville säga upp. Ni betalar för tjänster ni inte använder helt i onödan.

Lösningen:Använd ett system som skickar automatiska påminnelser före viktiga datum. Sätt upp egna regler för olika avtalstyper. Låt systemet hålla koll så slipper du.

Tips: Tiden för uppsägning ska inte sitta i ditt huvud den ska sitta i systemet.

Ingen vet vem som ansvarar för vad

“Tog du det där?”, “Skulle inte ekonomi kolla det?”, “Jag trodde du hade sagt upp det…”

Konsekvens: Dålig kommunikation, dubbelt arbete och avtal som glöms bort.

Lösningen: Använd ett system där varje avtal har en ansvarig person. Ha tydlig historik över vem som gjort vad. Gör ansvaret synligt för alla som behöver veta.

Tips: Ett bra system gör det enkelt att samarbeta utan att något faller mellan stolarna.

Som CFO vet du hur det känns att ständigt jaga information, hantera pappershögar och navigera genom långa attestkedjor. Det tar tid. Det skapar fel. Och det stjäl fokus från det som verkligen spelar roll – att leverera tydliga beslutsunderlag och en stabil finansiell plan till ledningen.

Conrab Opto hjälper dig att automatisera hela fakturaprocessen från mottagning till betalning så att du och ditt team kan arbeta smartare, snabbare och med full kontroll.

• Upp till 50 % mindre administrativ tid – frigör timmar varje vecka för strategiskt arbete.
• Minskad felrisk – automatiska kontroller och matchning mot inköpsorder.
• Full spårbarhet och compliance – varje steg loggas för regelefterlevnad och revision.
• Bättre kassaflöde – snabbare fakturahantering ger tydligare likviditetsprognoser.
• Integration utan krångel – fungerar med de flesta ekonomisystem.

• Identifierar och godkänner återkommande fakturor automatiskt
• Hanterar flera valutor och internationella leverantörer
• Ger realtidsrapporter för bättre beslutsfattande
• Växer med företaget utan att störa befintliga rutiner

Beprövad erfarenhet – över 20 års fokus på leverantörsfakturor och dokumentflöden.

Personlig support – en dedikerad kontaktperson som förstår din verksamhet.

Mätbar ROI – våra kunder ser resultat inom 6–12 månader.

När företag digitaliserar sina ekonomiflöden ligger fokus ofta på fakturahantering, attestflöden och avtal. Men mitt i allt det viktiga glöms en nyckelkomponent ofta bort: bokföringsordern. Trots att den är en självklar del av det dagliga arbetet med redovisning och bokslut, hanteras den fortfarande manuellt i många organisationer via mejl, Word-dokument och Excel-filer.

Det skapar en osynlig flaskhals. För varje gång en bokföringsorder skickas mellan medarbetare utan tydlig spårbarhet, ökar risken för fel, förseningar och förlorad information. När attestansvariga glömmer att godkänna, eller när mallar används på olika sätt, försvagas den interna kontrollen. Det leder till ett mer stressigt bokslutsarbete och en ökad belastning på både ekonomiavdelningen och IT.

Genom att digitalisera hanteringen av bokföringsordrar från början, skapar du förutsättningar för ett bokslut som är både tryggt och effektivt. Med ett system som Conrab Opto kan hela processen från skapande till export hanteras i ett och samma digitala flöde. Det innebär att bokföringsordern inte längre är ett fristående dokument, utan en integrerad del av det digitala ekonomisystemet.

Med hjälp av digitala mallar slipper ekonomiassistenter och controllers hantera manuella versioner som riskerar att tappas bort. Attestflödet sker automatiskt med påminnelser som säkerställer att inget glöms bort. All historik loggas, vilket ger full spårbarhet och skapar trygghet inför revision eller intern kontroll.

När bokföringsordern godkänts kan den exporteras direkt till ekonomisystemet, utan handpåläggning. Det frigör tid för analys, strategi och uppföljning inte bara administration. Resultatet blir en arbetsmiljö där ekonomiavdelningen har kontroll, struktur och mer tid för det som verkligen skapar värde.

Digital bokföringsorder är inte bara ett verktyg för att förenkla arbetet det är ett steg mot ett mer sammanhållet, professionellt och skalbart sätt att driva ekonomi. För företag som redan digitaliserat sina fakturaflöden, men fortfarande brottas med manuella bokföringsunderlag, är det här den naturliga nästa pusselbiten.

Att investera i ett EFH-system (elektronisk fakturahantering) är ett av de mest effektiva sätten att förbättra kontroll, automatisering och kvalitet i leverantörsfakturaflödet. Men valet av system och framför allt implementeringen, innebär flera steg där det är lätt att gå fel.

Efter många års erfarenhet av implementationsprojekt ser vi att samma fallgropar återkommer. Här får du en tydlig och konkret genomgång av vad som ofta går snett, varför det händer och hur du undviker det.

Ett nytt EFH-system löser inte per automatik gamla problem.

Om processer är otydliga, manuella och fyllda av undantag kommer inte tekniken ensamt skapa effektivitet.

Det kan låta bra men riskerar att bli begränsande.

 Ett bra EFH-system ska vara:

• Standardiserat, så att drift och uppdateringar är stabila
• Flexibelt, så att ni kan anpassa konfiguration och regler efter verksamheten

Teknik och arbetssätt förändras snabbt

Därför behöver systemet kunna:

• Växa med er
• Skalas upp
• Stödja framtida behov utan omfattande specialutveckling

En faktura är ett av företagens mest grundläggande dokument men också ett av de viktigaste. Den fungerar som ett betalningskrav, där säljaren listar vad som levererats och vilket belopp köparen ska betala.

Alla företag arbetar dagligen med två typer av fakturor:

• Kundfakturor – fakturor som skickas till kunder
• Leverantörsfakturor – fakturor som företaget själv tar emot

Kundfakturor ser oftast likadana ut, eftersom de genereras i affärs- eller ekonomisystem. Leverantörsfakturor däremot kan komma i alla möjliga layouter och format beroende på hur respektive leverantör väljer att skicka dem. Det är en av anledningarna till att digital fakturahantering blivit så viktigt.

I praktiken finns tre vanliga fakturaformat. De skiljer sig mycket i hur de hanteras och i vilken grad de kan automatiseras.

Pappersfaktura

Det traditionella sättet fakturan skickas via post.
Fortfarande vanligt i mindre företag eller marknader med låg digitalisering.

Nackdel: Kräver alltid manuell hantering och är känsligt för fel eller förlorade dokument.

PDF-faktura

En digital fil som skickas via e-post.
Det är det vanligaste formatet i Norden idag.

PDF är digital men inte strukturerad. Därför kräver den:

• manuell registrering
• eller OCR-tolkning

Med rätt system kan PDF:er ändå hanteras automatiskt, men aldrig lika smidigt som en e-faktura.

E-faktura (elektronisk faktura)

Det mest effektiva och mest automatiseringsvänliga formatet.

En e-faktura skickas i ett strukturerat format (oftast XML) via ett säkert nätverk, till exempel Peppol.

Fördelar:

• ingen OCR
• färre fel
• hög datakvalitet
• automatiska flöden (touchless)
• snabbare hantering

Det är därför e-faktura blivit standard för företag som vill jobba smartare.

Läs mer om automatiserad fakturahantering.

För pappers- och PDF-fakturor finns inga formella krav på layout men tydlighet är viktigt:

• rätt information ska vara lätt att hitta
• belopp och specifikation måste vara klara
• layouten ska vara förståelig även för automation

För e-fakturor är formatet däremot strikt standardiserat (t.ex. PEPPOL BIS).
Det är just detta standardformat som gör e-fakturor så effektiva i automatiserade flöden.

En faktura är mer än bara ett betalningsdokument den är en central del av företagets ekonomiska flöde. Genom att:

• säkerställa rätt innehåll
• välja rätt format
• utnyttja e-fakturor för automation

…kan företag minska manuell hantering, förbättra datakvaliteten och bygga ett effektivt fakturaflöde.