Ärendehanteringssystem - hur fungerar det?

I en allt mer sammankopplad affärsvärld är det avgörande att ha ett system som håller ordning på alla inkommande kundförfrågningar, oavsett om de kommer via telefon, e-post, chatt eller sociala medier. Ett ärendehanteringssystem samlar alla dessa ärenden på ett ställe, vilket skapar en enhetlig plattform som alla i organisationen enkelt kan komma åt.

Vad är ett ärende?

Ett ärende kan vara exempelvis en reklamation, ett investeringsbeslut eller en leverantörsfaktura. Det består av minst en och ofta flera aktiviteter som utförs av en eller flera användare i ett arbetsflöde.

Arbetsflödet börjar med en registrering då ärendet kommer till organisationen, exempelvis via en hemsida eller ett mejl. Därefter kan ärendet berikas med ytterligare information från exempelvis andra interna system och det skickas sedan runt på ett arbetsflöde enligt uppsatta rutiner. När arbetsflödet är komplett avslutas det ofta med någon form av kontroll.

System för effektiv ärendehantering

Genom att använda ett system för ärendehantering uppnår ni högre effektivitet, bättre säkerhet, snabbare processer och en roligare arbetsdag för era användare. Ni kan även övervaka era processer i realtid, identifiera flaskhalsar för att kontinuerligt kunna förbättra dem.

De grundläggande funktioner som bör finnas i ett ärendehanteringssystem är rollbaserade behörigheter, möjlighet att skapa egna automatiska arbetsflöden, hantering av bilagor i samtliga filformat med versionshantering, funktioner för kommentarer och påminnelser samt funktioner för att enkelt kunna samarbeta inom organisationen. Utöver detta bör systemet även erbjuda en rapport- eller statistikfunktion för överblick och uppföljning. Vid behov av att integrera till andra interna eller externa system bör det även finnas möjligheter att göra detta via öppna API:er.

Automatisering

Moderna system för ärendehantering bör erbjuda stöd för automatisk hantering av varje steg i processen. När ett nytt ärende kommer in, tar systemet hand om det automatiskt. Varje förfrågan sorteras och distribueras till rätt person eller avdelning, baserat på fördefinierade kriterier. Därefter prioriteras ärendet automatiskt, vilket säkerställer att varje förfrågan hanteras på ett snabbt och effektivt sätt.

Med en personligt anpassad vy får du som användare en klar överblick över dina ärenden. Systemet visar bara det som är relevant för just dig, vilket tar bort onödig information och gör att du kan fokusera på det som verkligen behöver din uppmärksamhet. Detta förenklar och effektiviserar hela processen för ärendehantering, gör dina kunder nöjda och din verksamhet flytande.

Jag är intresserad

Så funkar ärendehantering:

Import

Registrering

Kontering

Attest

Överföring

Övervakning

Effektivisera med automatisering

Dras din verksamhet med tidskrävande administration och upprepade uppgifter? I ett system för ärendehantering samlas all nödvändig information på en plats, vilket ökar effektiviteten och minskar behovet av manuellt arbete. Vår plattform är utrustad med förifyllda fält, smidiga checklistor och anpassningsbara arbetsflöden. Dessutom ser våra automatiserade varningssystem till att inga ärenden stannar upp eller att viktig information saknas. Satsa på automatisering och låt dina medarbetare fokusera på det som verkligen skapar värde för ditt företag.

Realtidsöversikt med digitalisering

Vårt ärendehanteringssystem anpassar digitaliseringen efter ditt företags unika behov. Det ger dig en realtidsöversikt av dina processer och finns tillgänglig var du än är. Få flexibiliteten och kontrollen du behöver för att effektivt navigera i din verksamhet.

Anpassad integration för optimal effektivitet

I vårt system för ärendehantering erbjuds skräddarsydda integrationer för att effektivisera er verksamhet. Systemet anpassas efter era unika behov, integrerar sömlöst med olika applikationer och säkerställer att all kritisk information hanteras korrekt och följer compliance- och GDPR-krav. Upplev enkelhet och effektivitet med anpassade lösningar.

Vad är ett ärendehanteringssystem?

Ett ärendehanteringssystem strukturerar allt från vardagliga uppgifter till komplexa projekt inom din verksamhet, vilket gör det enkelt för alla att förstå sina roller och ansvar. Genom att tydliggöra digitala arbetsflöden optimeras effektiviteten och säkerställer att varje uppgift bidrar maximalt till verksamhetens framgång. Låt vårt system hantera standardisering och automatisering av kritiska processer, så att ni kan fokusera på det som verkligen gör skillnad.

Varför ett ärendehanteringssystem?

Vårt ärendehanteringssystem är utformat för att effektivisera och standardisera arbetsprocesserna inom ert företag, vilket gör det enkelt för varje medarbetare, oavsett deras roll, att agera korrekt och effektivt. Systemet leder era anställda genom arbetsflödet, klargör ansvarsområden och tidsramar, vilket säkerställer att inget faller mellan stolarna. Utan detta system riskerar ni att missa viktiga uppföljningspunkter och möjligheter till förbättring, vilket kan påverka effektiviteten och slutresultatet negativt.

Nio fördelar med Conrab Optos modul
för leverantörsfakturor

Hanterar fakturor i alla format

Automatisk tolkning på huvud- och radnivå

Automatisk matchning på huvud- och radnivå

Automatisk registrering, kontering och attest

Avancerade möjligheter för flödesstyrning

Automatiska påminnelser och eskaleringar

Rapporter och statistik

Kreditbevakning och systemmeddelanden

Leverantörsbetyg, leverantörskort

Jag är intresserad

Vanliga frågor om

automatiserad leverantörsfakturahantering

Vad innebär hantering av leverantörsfakturor?

Hantering av leverantörsfakturor omfattar processen att ta emot, hantera, granska, och betala fakturor som ett företag får från sina leverantörer. Det inkluderar steg som registrering, kontering, ordermatchning, attestering och slutlig betalning av fakturan.

Hur kan digitalisering av leverantörsfakturor förbättra effektiviteten?

Genom att digitalisera processen för leverantörsfakturor kan företag automatisera många av de tidskrävande manuella uppgifterna. Detta inkluderar snabbare inmatning av fakturadata, automatiserad matchning mot inköpsorder, och effektivare processer för godkännande, vilket leder till snabbare betalning och bättre leverantörsrelationer.

Vilka fördelar finns med att använda ett system för elektronisk fakturahantering?

Ett system för elektronisk fakturahantering förbättrar noggrannheten, minskar risken för fel, och sparar tid. Det hjälper också till att hålla bättre koll på utgifter, förbättrar rapportering och dataanalys, och stärker företagets relationer med sina leverantörer genom att säkerställa konsekventa och punktliga betalningar.

Är elektronisk hantering av leverantörsfakturor säker?

Ja, moderna system för elektronisk hantering av leverantörsfakturor använder avancerade säkerhetsåtgärder för att skydda känslig information. Detta inkluderar datakryptering och säkerhetsprotokoll som skyddar mot obehörig åtkomst och dataförlust.

Kan små företag också dra nytta av elektronisk fakturahantering?

Absolut, företag av alla storlekar kan dra nytta av elektronisk fakturahantering. För små företag kan det vara särskilt fördelaktigt då det minskar den administrativa bördan och gör det möjligt att fokusera mer på kärnverksamheten snarare än på tidskrävande pappersarbete.