Hem » Leverantörsfakturor

Automatisera hanteringen av leverantörsfakturor

Öka kostnadskontrollen och kapa hanteringstiden

Med Conrab Opto automatiseras leverantörsfakturans resa genom systemet: Registrering, kontering och attestering enligt attestreglementet sker helt utan manuell handpåläggning. Därefter fortsätter den digitala övervakningen genom automatisk matchning – inkommer korrekt leverans? Stämmer priset enligt ordern? Om inte – då skickas det en automatisk påminnelse till ansvarig medarbetare. Genom att digitalisera alla uppgifter skapas också värdefullt dataunderlag.

Med EFH, elektronisk fakturahantering, kan ditt företag spara enormt mycket tid och öka kontrollen över utgifter. Conrab Opto byggs ihop med ditt affärssystem vilket möjliggör en otroligt smidig hantering för hantering och bokföring av leverantörsfakturor. De automatiska påminnelserna minskar också risken för förseningsavgifter vilket sparar både pengar och förbättrar relationen med era leverantörer.

Jag är intresserad

Så funkar automatisk leverantörsfakturahantering:

Import

Registrering

Matchning

Kontering

Attest

Överföring

Övervakning

Fakturans uppgifter läses in – alla format kan hanteras

Conrab Opto tolkar och inhämtar all nödvändig information på fakturan.
Alla elektroniska filer kan hanteras (E-faktura, EDI, Peppol, Svefakt, Finvoice, Edifact med flera) Behövs det en fakturabild som PDF – då skapas det.
PDF eller pappersfakturor som scannas läses in av en intelligent AI-tolk på huvud- och radnivå.
Behov att scanna in fakturor? Vi har de rätta kontakterna.

Automatisk registrering och distribution

Fakturans uppgifter inhämtas och attest skickas till rätt person – allt automatiskt.
Fakturan registreras även i ekonomisystemet med automatik.
Översättningar görs vid importen, ett tolkat telefonummer översätts till exempel till både rätt person och kontering.

Matchning av fakturauppgifter

Stämmer priset? Rätt artiklar? Rätt antal? Conrab Opto jämför fakturornas uppgifter gentemot den lagda ordern och inleveranser, det vill säga en 3-vägs matchning (3WM). Läs mer under vanliga frågor.
Matchningsrutinen för fakturahantering är helt automatiserad. Inga avvikelser – då flyter fakturan genom systemet.
Är avvikelserna större än de toleransnivåer ni valt skickas fakturan till den medarbetare ni utsett.

Kontering och attestering av omkostnadsfakturor

Fakturorna konteras automatiskt och kontrolleras gentemot uppsatta regelverk i ekonomisystemet.
Fakturorna skickas automatiskt till rätt personer för attestering, enligt attestregler, som styrs av belopp, person och värden på den aktuella fakturan.
Fakturan kan kopplas samman med relaterade avtal, inköp och budgetäskande.

Övervakning och hantering av avvikelser

Systemet kontrollerar automatiskt avvikelser som till exempel utebliven leverans eller prisavvikelser utom toleransnivåer.
Påminnelser och rapporter skickas automatiskt till användare.
Vid behov sker eskalering automatiskt.
Vid avvikelser finns möjligheten att lägga fakturor under utredning och skicka en fakturareklamation.

Nio fördelar med Conrab Optos modul
för leverantörsfakturor

Hanterar fakturor i alla format

Automatisk tolkning på huvud- och radnivå

Automatisk matchning på huvud- och radnivå

Automatisk registrering, kontering och attest

Avancerade möjligheter för flödesstyrning

Automatiska påminnelser och eskaleringar

Rapporter och statistik

Kreditbevakning och systemmeddelanden

Leverantörsbetyg, leverantörskort

Jag är intresserad

Vanliga frågor om

automatiserad leverantörsfakturahantering

Vad är automatiserad leverantörsfakturahantering?

Automatiserad leverantörsfakturahantering kallas ibland även för EFH eller P2P. EFH betyder elektronisk fakturahantering och P2P automation står för Purchase to Pay automation. Det är olika sätt att beskriva samma sak på, det vill säga när hanteringen av leverantörsfakturor digitaliseras och automatiseras av en programvara.

Conrab Optos modul för leverantörsfakturahantering innebär att varje steg inom hanteringen av leverantörsfaktura kan göras med automatik. Allt från registrering, kontering, matchning och attesteringsutskick görs automatiskt och avvikelser landar hos berörd medarbetare. Därefter övervakas fakturan och det kontrolleras att inleverans sker enligt beställning, så kallad matchning av uppgifterna. Vid avvikelser skickas påminnelser ut automatiskt.

Hur fungerar matchningen?

När en faktura inkommer läser Conrab Opto av fakturans uppgifter och jämför dem gentemot uppgifterna på den lagda ordern och inleveranser, det vill säga en 3-vägs matchning (3WM). Matchningen sker normalt sett på radnivå (artikelrader) men kan även göras på huvudnivå om det passar bättre. Hur fakturor ska matchas kan väljas på både leverantörsnivå och baserat på ordertyp.

Matchningsrutinen är automatiserad och om inget avviker från de toleranser ni själva har satt upp, så går fakturan helt per automatik rakt igenom systemet. Fakturan görs helt klar både i Conrab Opto och i ert affärssystem och ordern uppdateras. Endast om det finns avvikelser som är större än de toleranser ni kan acceptera skickas fakturan till en användare som ska hantera den. Vem som ska hantera avvikelser är helt upp till er. Det kan vara till inköparen för just denna order eller baserat på leverantör eller ett värde på fakturan. Det är även möjligt att ha olika regler för olika ordertyper.

Vilket affärssystem krävs för att använda Conrab Opto?

Conrab Opto har färdiga integrationer till de mest använda affärssystemen, som till exempel Microsoft Dynamics 365 Finance and Operations (D365FO), Microsoft Dynamics 365 Business Central (D365BC), Infor M3 och Infor M3 Cloud Suite, SAP och SAP Cloud, Jeeves, Pyramid, Visma, Agresso, IFS, Trygg, Garp, med flera.

Använder ditt företag ett annat system? Då kan vi bygga en integration optimerat för ert system. Våra medarbetare är mycket kunniga och har stor erfarenhet av att bygga nya integrationer.

Vad kostar det att automatisera flödet för leverantörsfakturahantering?

Det beror på antalet fakturor och antalet användare i systemet. Att automatisera leverantörsfakturahanteringen är en investering – en väldigt smart sådan som betalar sig snabbt, ofta inom ett halvår.

Hur vet jag att uppgifterna blir korrekt bokförda?

Vårt automatiserade fakturahanteringssystem är säkrare än manuell handpåläggning. Redan vid importen registreras och konteras fakturan direkt i affärssystemet. Varje avvikelse remitteras till en utsedd medarbetare och ändras uppgifterna manuellt uppdateras alla siffrorna, oavsett var i flödet de ligger. Om en faktura belastar flera kostnadsställen är det också möjligt att den kan få flera parallella flöden.