Idag använder alla företag digital teknik i sina processer, åtminstone till viss del. Ändå finns det många företag som fortfarande har processer, eller delar av processer, som inte är helt digitaliserade, där vissa steg fortfarande utförs manuellt.
Idag är inre effektivitet och automatisering en viktig nyckel till framgång för företag. Genom att omvandla och automatisera processer kan företag spara tid, minska kostnader och förbättra kvaliteten på sina tjänster eller produkter. Det leder även till nöjdare medarbetare som kan ägna sig åt mer värdeskapande och kreativa aktiviteter.
ConrabOpto erbjuder smart och elektronisk dokument- och ärendehantering till företag i olika branscher och storlekar. Automatisera ditt företags processer och skapa bättre lönsamhet med hjälp av ett ärendehanteringssystem.
Låt oss titta på hur du kan digitalisera och automatisera dina processer, eller lägga till automatisering i redan digitaliserade processer.
Undvik att kopiera manuella processer vid digitalisering och automatisering
Ett misstag som många företag gör när de ska digitalisera och automatisera en process är att de ”kopierar” den befintliga manuella processen. I samband med att man automatiserar en process behöver man först analysera processen och effektivisera den där det är möjligt. Utöver detta behöver man också ta hänsyn till vilka möjligheter som finns i det digitala system som valts för automatisering. Här kan finnas funktionalitet eller beroenden som gör att aktiviteterna i den valda processen behöver utföras på ett annat sätt eller kan ersättas med en annan funktion. Generellt sett kan man prata om fyra steg som man bör analysera och besluta kring när man vill effektivisera en process maximalt.
Eliminera: Finns det aktiviteter i processen som kan tas bort helt och hållet? Alla har säkert hört historier eller själva upplevt att man gör aktiviteter som man inte riktigt vet varför de behövs mer än att ”de använder det till något på den andra avdelningen”. I en del fall visar det sig att det inte alls är nödvändigt, eller att det var något man behövde för några år sedan, men inte nu längre.
En analys för att identifiera aktiviteter som kan tas bort är ett viktigt första steg i att effektivisera en process. En värdeströmsanalys är en rolig och effektiv övning att göra tillsammans för att identifiera aktiviteter som kan elimineras.
Förenkla: Efter att vi eliminerat de aktiviteter som inte tillför något värde i processen är nästa steg att undersöka om vi kan förenkla de aktiviteter som utgör delarna av processen. Kan aktiviteten förenklas? Är det bättre om denna aktivitet utförs tidigare eller senare i processen, det vill säga kan vi göra det bättre genom att ändra ordningen på aktiviteterna? Kanske ska denna aktivitet slås ihop med en annan och/eller kanske är det även bättre att den utförs av någon annan. Även här är värdeströmsanalysen ett bra verktyg att använda.
Digitalisera: Nu är processen förbättrad genom att vi har tagit bort onödiga och icke värdeskapande aktiviteter samt förenklat aktiviteterna i vår process i den mån det går. Nästa steg är att digitalisera processen eller de steg i processen som ännu inte är digitaliserade. Det är möjligt att vår process eller aktiviteterna i den kommer att behöva förändas i och med digitaliseringen, men vi utgår nu åtminstone från en renodlad process när vi påbörjar vår digitalisering.
Frågan i detta steg är framför allt var, eller vilket system ni ska använda. Det är mycket möjligt att ni i er organisation redan har system eller programvaror som kan hantera processen digitalt. Dessa bör undersökas först. Vi kommer inte att fördjupa oss i denna artikel om hur man går tillväga för att välja ett system, men ett par saker som man bör tänka på är värda att ta upp. Vårt mål är att effektivisera vår process i största möjliga utsträckning. Det innebär att vi även kommer att vilja automatisera processen i möjligaste mån och minimera manuella steg. När vi väljer system för att hantera en process är det således viktigt att beakta de möjligheter och förutsättningar som finns för automatisering samt hur automatiseringen går till. Kan den göras regelbaserad eller krävs det RPA för att utföra aktiviteter med automatik?
Vad kommer ni själva att kunna göra för att automatisera aktiviteter i processen?
Det är även viktigt att välja ett system som är skalbart, som kan användas som stöd för flera andra processer och som har den flexibilitet som krävs för att möta specifika behov och krav i er organisation. Systemet ska inte begränsa möjligheten att effektivisera er process och det ska inte tvinga er att göra avkall på saker som är viktiga i er verksamhet för att det saknas stöd i systemet.
Även möjligheten att integrera till och från andra system behöver beaktas. Det är sällsynt att ett system inte behöver integreras mot andra interna eller externa system. Möjligheterna att integrera ska vara enkla, flexibla och säkra.
Börja automatisera
När vår process är digital, då har vi även möjlighet att göra processen eller delar av den automatisk. I första hand bör man titta på vad som kan åstadkommas i systemet med hjälp av regler eller logik. Du behöver inte göra investeringar i RPA (Robotic Process Automation) eller AI (Artificiell Intelligens) om automatisering kan åstadkommas av regler eller villkor för vad som ska hända och när. Det bör ditt valda system kunna hantera och i bästa fall kan du själv sätta upp villkor för olika typer av automatiska händelser eller aktiviteter.
När det kommer till valet mellan RPA, och färdiga verktyg för automatisering av arbetsflöden (som exempelvis Power Automate) eller AI, så är det viktigt att överväga komplexiteten i de uppgifter som behöver automatiseras. RPA är särskilt användbart när du har upprepade och regelbundna uppgifter som kan utföras enligt fördefinierade regler. Power Automate, å andra sidan, passar bra för att automatisera arbetsflöden och integrationer mellan olika system och appar. Om uppgifterna kräver bearbetning av stora datamängder, mönsterigenkänning eller beslut baserade på avancerad analys, kan AI-teknik vara det bästa valet. Det system du väljer bör kunna användas med dessa tekniker och program för att möjliggöra högsta möjliga automatiseringsgrad.
Kan alla processer och aktiviteter automatiseras?
Nej, just nu kan inte alla aktiviteter i alla processer automatiseras. Manuellt arbete kommer att behövas för vissa steg som inte kan göras med automatik eller för att hantera oväntade avvikelser i en process. I sådana fall är det avgörande att välja ett system som är intuitivt, användarvänligt och enkelt att samarbeta i. Ett smidigt användargränssnitt, smarta funktioner för samarbete och ett system som man faktiskt tycker om att jobba i nödvändigt för att säkerställa att medarbetarna kan använda systemet effektivt med den manuella hantering som behöver göras.
Vill du digitalisera och automatisera dina affärsprocesser men är osäker på var du ska börja? Upptäck hur Conrab kan hjälpa dig att maximera effektiviteten i din verksamhet och säkerställa framgång över tid. Kontakta oss redan idag!