Dormy är Sveriges ledande återförsäljare inom golf med tolv varuhus från Malmö till Sundsvall och en kraftigt växande verksamhet inom e-handel. Deras manuella fakturarutiner var tidskrävande och kunde potentiellt föra med sig en osäkerhet i hanteringen. 2015 implementerades Conrab Optos lösning för inköpsfakturor och efterhand började även omkostnadsfakturor och alla leverantörsfakturor hanteras i systemet.
Säkrare fakturahantering som spar tid
Innan Dormy började samarbeta med Conrab Opto hanterades alla fakturor manuellt av ekonomiavdelningen. Med varuhus över hela landet och en växande e-handel tog man emot ca 30 000 fakturor per år vilka alla registrerades manuellt direkt i affärssystemet och skickades ut manuellt för attest, ett arbetssätt som var väldigt tidskrävande. Manuell hantering kan dessutom föra med sig en osäkerhet; det kan lätt uppstå fel i bokföringen av manuella felslag, fakturor kan försvinna eller fastna i flödet vilket kan leda till missade betalningar, påminnelseavgifter och sämre relation till leverantörer.
År 2015 startade samarbetet med att implementera Conrab Optos lösning för inköpsfakturor. Efterhand började även vissa omkostnadsfakturor hanteras i systemet och idag använder man Conrab Opto för all hantering av leverantörsfakturor. Systemet används även för att hantera avtal. Avtalen registreras och sparas i systemet och man får en enkel överblick över avtalen i ett sökbart arkiv. När ett avtal är på väg att löpa ut eller behöver omförhandlas skickas en automatisk påminnelse till ansvarig person.
2021 uppdaterade Dormy till version 6 vilket har inneburit ytterligare ett lyft med ett tydligt och användarvänligt gränssnitt som är enkelt att administrera. Den nya versionen omfattas av flera nya smarta funktioner för att ytterligare underlätta effektiviseringsarbetet.
Dormy ser även tydliga kvalitetsvinster med automatisk fakturahantering. Mindre manuell hantering minskar risken för fel och ökar precisionen i bokföringen. De får en helt annan kontroll och överblick över leverantörsfakturorna och kan hela tiden följa fakturorna i flödet.
”
””Den stora fördelen med Conrab Opto är såklart all den tid vi sparar, som vi nu i stället kan lägga på andra saker. Våra inköpare behöver endast hantera avvikelser och ekonomiavdelningen kan ägna sig åt uppföljning och kontroll i stället för manuell registrering. Trots en stark tillväxt de senaste åren och ett ökat inflöde av fakturor kan vi idag med Conrab Optos hjälp hantera våra leverantörsfakturor med färre anställda än tidigare. Vi kan med hjälp av inköpsmatchningen snabbare fånga upp fel på fakturor och inleveranser och ställa tydligare krav på våra leverantörer.”
””En annan fördel med Conrab Opto är att vi har kunnat skräddarsy programmet för att passa våra specifika behov och arbetssätt. Conrab Opto är även smidigt interagerat med vårt affärssystem Pyramid.”